Banyak yang beranggapan bahwa memulai langkah awal dalam membangun bisnis adalah hal paling sulit. Padahal, menjaganya agar stabil dan membawanya untuk terus berkembang adalah tantangan yang sesungguhnya. Inilah yang akhirnya membuat adanya SOP bisnis sangat penting untuk dipelajari.
Yups! SOP merupakan kependekan dari Standard Operating Procedur. Dalam bahasa Indonesia elemen bisnis ini bernama Standar Prosedur Operasional. Adanya SOP ini dapat mempengaruhi perkembangan dan jalannya perusahaan. Sebab, salah satu fungsi SOP sendiri untuk membantu memastikan arah perkembangan suatu bisnis/perusahaan.
Nah, Beautypreneurs, sebagai calon brand owner kosmetik yang memiliki perusahaan sendiri kamu harus memahami SOP bisnis ini secara mendalam. Mulai dari definisi dan konsep dasarnya, hingga apa saja manfaat penerapannya untuk perusahaan.
Kalau begitu langsung baca artikel ini sampai tuntas agar kamu tak ketinggalan informasinya, ya!
Apa Itu SOP?
Standar Operasional Prosedur adalah sebuah sistem yang dirancang untuk merapikan, menertibkan serta memudahkan suatu pekerjaan.
Ada beberapa artian mengenai SOP yang dipaparkan oleh ahli ekonomi dan juga bisnis seperti berikut ini;
- SOP merupakan panduan yang digunakan untuk memastikan kegiatan operasional perusahaan atau organisasi bisa berjalan dengan lancar (Sailendra, 2015:11)
- SOP adalah pedoman untuk melaksanakan pekerjaan sesuai dengan tugas pekerjaan masing-masing karyawan yan sesuai dengan fungsi penilaian kinerja instasnsi. Pedoman ini diadakan berdasarkan berbagai indikator administratif, teknis, sistem dan sesuai prosedural tata kerja di unit kerja terkait (Tjipto Atmoko, 2011)
- SOP adalah dokumen yang isinya rangkaian intruksi secara tertulis. Intruksi ini telah dibakukan dan membahas ligkup proses pengadaan administrasi pekerjaan kantoran yang berisi waktu pelaksanaan, cara melakukan pekerjaan, tempat penyelanggaraan dan siapa pihak yang berperan untuk melaksanakan kegiatan terkait (Insani, 2020:1).
SOP adalah…
Keempat artian diatas sudah menjabarkan ulasan mengenai SOP, meskipun di dalamnya memiliki beberapa perbedaan tertentu. Namun, SOP pada intinya hadir dengan tujuan untuk mengatur sistem kerja dalam bentuk dokumen yang memiliki hubungan dengan prosedur dan akan diterapkan di masa mendatang.
Hal tersebut untuk membantu kamu dan perusahaan ketika menyelesaikan suatu pekerjaan guna mencapai hasil kerja yang sesuai dengan rencana awal dan efektif.
SOP yang sudah terstandarisasi adalah salah satu aspek terpenting dari setiap sistem kualitas yang kedapannya akan melahirkan kinerja dan kemampuan karyawan perusahaan bisa selaras dan juga sesuai dengan standar yang telah ada.
Bagaimanapun, SOP merupakan sesuatu prosedur yang resmi dan dibakukan. Hal ini membuat SOP memiliki struktur yang khusus serrta tidak berubah walaupun secara konteks maupun substansi penerapannya berebeda. Dari pernyataan beberapa ahli diatas, SOP memiliki pedoman dijadikan sebuah pedoman berupa dokumen tertulis.
Isi dokumen inilah yang kemudian akan dijadikan acuan untuk melaksanakan aktivitas bisnis dan pekerjaan secara umum sesuai dengan isi di dalam dokumen tersebut.
Jika dokumen SOP semakin lengkap, perusahaan akan dengan mudah melakukan operasional bisnis dan juga aktivitas kerja dengan tertata dan terstruktur.
SOP sangat penting untuk dipahami dan dibaca terutama untuk karyawan. Tujuannya adalah agar karyawan terhindar dari kegiatan pekerjaan dengan tata cara yang kurang sesuai aturan dan standar perusahaan.
Kemudian apa saja sih, fungsi SOP itu? Yuk, simak penjelasan berikut ini!
Fungsi SOP dalam Menjalankan Bisnis
Terdapat beberapa fungsi SOP yang harus kamu ketahui terutama untuk kamu yang begerak sebagai pemilik perusahaan atau pelaku usaha.
Hal ini karena dengan adanya SOP kamu bisa mengetahui beberapa fungsi dari SOP itu sendiri.
Konsistensi
Fungsi pertama dari SOP untuk kegiatan bisnis adalah kamu harus konsisten. Ini karena, jika kamu menerapkan dan memberlakukan SOP secara konsisten saat melakukan kegiata pengerjaan, segala aktivitas maupun tugas perusahaan terkait.
Dengan adanaya konsistensi ini, kamu bisa mengurangi kemungkinan akan terjadinya problematika masalah terutama pada kualitas yang sudah diberikan.
Meminimalisir Kesalahan
Fungsi kedua dari SOP untuk kegiatan bisnis kamu adalah bisa mereduksi kesalahan yang terjadi di lingkup kerja. Standar Prosedur yang telah terdokumentasikan di atas, bisa kamu bagikan ke karyawan sudah mencangkup beberapa intruksi dan juga perintah untuk menjalankan tugas.
Jika tim kamu serta individu lainnya dapat melaksanakan tugas dengan sesuai berdasarkan SOP yang tertulis, nmaka akan terbuka peluang yang cukup besar untuk menghindari kesalahan.
Membantu Proses Komunikasi Antar Tim dan Devisi
Fungsi ketiga dari SOP bisnis untuk kamu adalah komunikasi. Suatu perusahaan yang membutuhkan SOP untuk tim dan juga individu adalah untuk kebutuhan komunikasi.
Komunikasi ini dapat membantu kamu dan tim di perusahaan untuk melakukan evaluasi berdasarkan prosedur porses. Bahkan prosedur operasi diperbaharui dan juga setiap pembaharuan yang memerlukan pelatihan baru.
Pembaharuan SOP dengan memberikan sebuah metode yang digunakan untuk menyampaikan perubahan pada karyawan.
Manfaat Adanya SOP untuk Bisnis
Terciptanya banyak struktur di dalam aktivitas bisnis kamu dapat dengan mudah menaikkan produktivitas dan mengurangi biaya yang ada.
Hanya sedikit perusahaan yang akan memperoleh dari standarisasi seperti ini. Maka dari itu semua itu bergantung pada manajer, kamu dan juga pemilik bisnis yang akan menentukan. Apakah perusahaan dapat bisa mengaplikasikan proses kerja dengan baik setiap haru.
Berikut ini terdapat beberapa manfaat yang lumayan banyak dan dapat kamu wujudkan penerapan SOP pada perusahaan seperti;
Keterbukaan Informasi
Memberikan karyawan dengan segala informasi mengenai keselamatan, kesehatan, operasional dan lingkuan yang sehat adalah salah satu bentuk SOP yang baik. Hal tersebut untuk mendukung pelaksanaan pekerjaan yang benar dan juga baik.
Perusahaan kamu akan menjadi beresiko walaupun kamu lebih mengedepankan nilai pada produksi dari pada mengedepankan keselamatan, kesahatan dan juga lingkungan kerja yang kondusif serta memadai.
Maka dari itu ada baiknya kamu melakukan kegiatan pelatihan dan orientasi untuk para karyawan agar mereka bisa melaksanakan pekerjaan tersebut dengan baik.
Tetap Konsisten
Tetap konsisten merupakan salah satu bentuk manfaat dari adanya SOP untuk bisnis. Dengan adanya SOP karyawan bisa melaksanakan kegiatan kerjanya dengan konsisten. Hal ini karena untuk menjaga pengelolaan kualitas produk dan proses kerja yang sesuai dengan standar.
Maka dari itu, kehadiran SOP bisa menentukan tahapan-tahapan yang terjadi di dalam lingkup pekerjaan agar bisa kamu pakai untuk membantu meningkatkan kualitas produk.
Penyesuaian Jadwal
SOP juga dapat membantu perusahaan untuk memastikan bahwa suatu proses kerja yang berlanjut tidak mengalami gangguan serta bisa merealisasikan pekerjaan sesuai dengan jadwal/perencanaan yang ada.
Jika SOP bisa karyawan ikuti dan taati, perusaan bisa terhindar dari kesalahan kerja. Khususnya kesalahan-kesalahan akibat ketledoran karyawan maupun yang berkaitan dengan kegiatan operasional lainnya.
Mereduksi Kegagalan
Untuk memastikan tidak adanya sebuah kegagalan yang terjadi di dalam proses kerja dan kegiatan bisnis lainnya, maka kamu perlu membuat SOP yang tepat dan benar.
Dengan mengikuti setiap aturan yang ada dalam dokumen SOP, sangat memungkinkan perusahaan kamu bisa terhindar dari kegagalan kerja di dalam lingkup perusahaan.
Kepatuhan Terhadap Hukum
Kehadiran SOP di dalam perusahaan juga bisa menyelaraskan prosedur pembuatan produk sesuai dengan aturan yang wajib diikuti dan juga disetujui oleh pemeritah.
SOP yang kamu buat dengan baik dan benar akan memiliki peran untuk memastikan bahwa peraturan pemerintah sudah kamu penuhi.
Sebagai Standar Pelatihan
Manfaat dari adanya SOP selanjutnya adalah sebagai standar pelatihan. Di sini SOP juga mempunyai tujuan lain yaitu sebagai sebuah acuan dokumen pelatihan untuk manajemn lain dalam mengetahui proses pembuatan SOP.
Kehadiran SOP yang menyeluruh bisa kamu gunakan sebagai dasar dalam pemberian pelatihn standar kerja untuk karyawan baru yang akan mengerjakan pekerjaan sesuai dengan posisi mereka.
Peningkatan Keterampilan Kerja
SOP juga mempunyai manfaat lain yaitu sebagai daftar periksa untuk rekan kerja yang mengamati kinerja karyawan lainnya untuk memperkuat kinerja yang baik dan tepat.
Proses pengamatan sesama pekerja ini secara tidak langsung akan berperan untuk meningkatkan ketrampil kerja para karyawan.
Jika menyebarkan prosedur kerja yang benar sesuai dengan SOP, maka bukan tidak mungkin setiap karyawan akan mempergunakan SOP sebagai pondasi mereka untuk meningkatkan keterampilan kerja.
Membantu Auditor Manajemen
Manfaat SOP selanjutnya adalah sebagai daftar periksa untuk auditor manajemen. Di sini penilaian kerja karyawan adalah sebuah proses yang sudah dilakukan sebelumnya, bedanya melibatkan pencatatan.
SOP harus memiliki fungsi sebagai pedoman dasar yang kuat saat mengembangkan daftar periksa audit dengan ringkas dan terperinci.
Sebagai Dokumen untuk Improvisasi Alur Kerja
SOP juga bertindak sebagai sebuah historis bagaimana, mengapa dan kapan langkah dalam proses kerja perusahaan adakan. Hal ini untuk memberikan dasar faktual untuk mengevaluasi dan merevisi langkah-langkah yang ada dalam proses pengubahan nantinya.
Pertimbangan untuk Memperbaiki Keadaan
Kehadiran SOP juga berperan sebagai pemahaman terkait tahapan dalam proses peninjauan dan juga investigasi kesalahan atau kecelakaan kerja.
Walaupun kesalahan atau kecelakaan kerja tidak pernah menguntungkan, akan tetapi hal ini bisa kamu jadikan peluang pembelajaran perihal bagaimana cara memperbaiki kondisi.
Prinsip-prinsip Penyusunan SOP Bisnis
Berdasarkan aturan PERMENPAN PER/21/M-PAN/11/2008, setiap perusahaan wajib untuk menyusun dokumen SOP yang akan perusahaan terapkan untuk cakupan kegiatan bisnis dan juga pekerjaan yang memperhatikan sejumlah prinsip.
Adapun prinsip-prinsip untuk menyusun SOP seperti kejelasan dan kemudan, efektivitas dan efisiensi, kestrukuran, keselarasan, berorientasi pada pengguna, dinamis, kepasitan hukum dan kepatuhan hukum.
Ketika menyusun dokumen SOP, seorang pelaku usaha harus dapat memastikan SOP ini mencakup substansi kerja karyawan secara lengkap. Selain itu, pengemasannya juga harus menggunakan bahasa yang sederhana, tak ambigu, sehingga mudah karyawan pahami.
Penyusunan dokumen ini pun harus berdasarkan pemikiran bahwa nantinya SOP akan menjamin efektivitas dan efisiensi kerja karyawan. Karenanya, kamu enggak bisa menyusunnya secara asal-asalan ya, Beautypreneurs.
Nah, itu adalah berbagai hal soal SOP bisnis yang mungkin belum kamu pahami secara menyeluruh. Mulai dari definisi dan konsep dasarnya, landasan hukum, hingga manfaat pembuatannya untuk bisnis kosmetik yang sedang kamu jalankan.
Menyadari betapa besar persaingan bisnis kosmetik di Tanah Air, kamu harus menyiapkan berbagai strategi bisnis yang tepat untuk brand kosmetikmu. Dari fenomena ini, Mash Moshem Indonesia berusaha memberikan yang terbaik agar produk dan brand kosmetikmu kian kompetitif.
Mulai dari menyediakan jasa maklon produk kosmetik terlengkap dan berkualitas, memberikan promo dengan MOQ rendah, hingga menawarkan layanan aftersales untuk mendukung kegiatan promosimu. Seperti pembuatan video produksi, foto produk, product knowledge, hingga Webinar Eksklusif.
Karena bagi kami kesuksesan brand-mu adalah capaian terbesar kami.
