Mengelola pasokan barang adalah hal yang penting saat menjalankan sebuah bisnis. Terlebih untuk kamu yang baru saja mencoba memulai dan mengembangkan bisnismu di internet. Penting untukmu memahami bagaimana cara mengelola rantai pasokan dengan Supply Chain Magagement (SCM).
Pada dasarnya Supply Chain Magement bukanlah hal baru di dunia bisnis, khususnya pada bidang manufaktur, grosir, dan ritel. Sebab untuk menjaga kelancaran arus distribusi produk dan bisnis, manajeme suplai haruslah benar-benar perusahaan perhatikan.
Pasalnya, kegiatan manajemen ini tak hanya mengawasi stok barang dalam gudang. Lebih dari itu, SCM mencakup seluruh tahapan, mulai dari pencarian bahan baku hingga produk sampai ke tangan konsumen.
Jadi, apa itu Supply Chain Management? Simak materi pada artikel ini untuk mengetahui definisi, tujuan, prinsip, cara kerja, fungsi, dan contohnya.
Apa itu Supply Chain Management (SCM)?
Supply chain management (SCM) bisa dibilang sebagai fondasi yang menyokong pemenuhan kebutuhan konsumen yang dilakukan oleh bisnis di bidang manufaktur, ritel, ataupun grosir.
Oleh karena itulah supply chain management yang baik dapat menjadi kunci yang membukakan jalan bagi sebuah usaha menuju kesuksesan.
Memang benar adanya bahwa supply chain atau rantai pasokan dalam setiap bisnis bisa saja berbeda. Perbedaan itu bisa terjadi akibat skala perusahaan, pemasok, dan konsumen dari perusahaan tersebut. Akan tetapi, makin besar sebuah perusahaan, maka makin besar luas juga cakupannya.
Jadi, apa sebenarnya supply chain management itu? Supply chain management didefinisikan sebagai pengelolaan alur produk atau layanan yang dimulai dari bahan dasar hingga pengiriman produk atau layanan tersebut ke tangan konsumen.
Proses supply chain management meliputi proses pemerolehan bahan baku, kegiatan produksi, dan pedistribusian produk kepada para konsumen. Semua tahapan itu harus dilakukan dengan cara yang paling efektif dan efisien, baik dari segi tenaga, waktu, maupun biaya.
Nah, biasanya perusahaan menjalankan pengelolaan supply chain dengan membuat rantai dari satu pemasok (supplier) ke pemasok lain. Setelah itu, perusahaan akan mengolah bahan dasar menjadi sebuah produk yang akan dijual. Kemudian, menuju ke proses pengedaran produk ke para konsumen di pasar.
Maka dari itu, supply chain management ini dikatakan sangat penting bagi jalannya sebuah usaha. Tanpa adanya supply chain management yang sesuai, rantai yang ada akan berjalan begitu saja tanpa adanya pengawasan dan pertimbangan sehingga kemungkinan dapat menyebabkan kerugian.
Dalam supply chain management, terdapat beberapa hal yang harus diperhatikan, di antaranya perencanaan, pengawasan, dan eksekusi pada masing-masing tahapan. Dengan kamu mengelola semua hal itu, cara mengeksekusi setiap tahapan secara keseluruhan akan lebih efektif, efisien, dan ekonomis.
Sampai sini apakah sudah jelas definisinya? Untuk lebih jelasnya lagi, mari simak dan ketahui apa sebenarnya tujuan dari supply chain management.
Tujuan Adanya Supply Chain Management
Pada dasarnya, tujuan utama dari supply chain management adalah mengelola sekaligus mengoordinasikan supply dan demand secara efektif. Hal tersebut dilakukan agar masalah-masalah yang mungkin muncul dalam proses supply chain management bisa ditangani dengan efektif dan efisien.
Apa saja kira-kira masalah yang bisa muncul dalam proses supply chain management?
Masalah-masalah tersebut kemungkinan berkaitan dengan pengadaan barang serta pengelolaan pemasok, manajemen hubungan dengan konsumen dan klien, atau penentuan level outsourcing.
Sebenarnya, dengan mengatasi masalah-masalah tersebut tidak kemudian langsung membuat supply chain management ini aman dari kompetitor. Kamu masih harus memikirkan strategi bisnis apa yang bagus untuk bisa bertahan di tengah lautan persaingan.
Misalnya, apa saja variasi produk, ketersediaan bahan baku, pengiriman yang tepat waktu, dan harga yang bersaing dengan kualitas produk yang baik. Selain itu, penting banget buat kamu untuk senantiasa membina hubungan baik dengan para pemasok agar kamu bisa memastikan ketersediaan bahan dan rantai pasokan pun menjadi lancar.
Prinsip Supply Chain Management
Setelah memahami tujuan utama supply chain management, kini kamu juga harus paham dengan prinsio-prinsip yang ada di dalamnya. Yang dimaksud dengan prinsip supply chain management di sini adalah sinkronisasi dan koordinasi kegiatan dengan arus produk atau layanan, baik di dalam maupun antar organisasi.
Perlu kamu ketahui jika aliran produk dalam perusahaan manufaktur sangat kompleks. Oleh karena itu, diperlukan koordinasi dari semua pihak untuk mengelola produksi, desain produk, pemasaran, akuntansi, dan lain-lain. Dalam upaya menjalankan supply chain management, terdapat setidaknya tujuh prinsip yang harus kamu ketahui.
Berikut ini adalah prinsip-prinsip dalam supply chain management.
- Melakukan segmentasi konsumen sesuai dengan kebutuhannya.
- Melakukan adaptasi jaringan logistik ke konsumen yang berbeda.
- Mengelola pemasok secara strategis untuk mengurangi biaya kepemilikan layanan dan material.
- Mengamati sinyal pasar untuk mendapatkan hasil pengamatan yang dapat digunakan sebagai dasar perencanaan permintaan dan hasil perkiraan yang konsisten serta alokasi dana yang optimal.
- Memanfaatkan teknologi di seluruh rantai pasokan yang mendukung pengambilan keputusan secara hierarki serta memberikan gambaran yang jelas tentang produk, layanan, dan aliran informasi.
- Mendiferensiasikan produk atau layanan yang lebih dekat dengan konsumen sekaligus mempercepat transformasi di sepanjang rantai pasokan.
- Mengaplikasikan pengukuran kinerja di seluruh rantai pasokan agar bisa meningkatkan layanan kepada konsumen.
Cara Kerja Supply Chain Management (SCM)
Seperti yang telah kita ketahui bahwa supply chain management meliputi cakupan yang luas serta melibatkan banyak sekali proses. Mulai dari persiapan produksi hingga pengedaran produk atau layanan untuk memenuhi kebutuhan konsumen. Oleh karena itu, kamu mungkin membutuhkan banyak waktu untuk memahami keseluruhannya.
Akan tetapi, untuk mempermudah kamu dalam memahami cara kerja supply chain management, kamu perlu mengetahui apa saja komponen-komponen yang ada di dalamnya.
Komponen-komponen tersebut tentu saja berperan penting dalam proses atau tahapan dari supply chain management. Apa saja komponen-komponen tersebut? Simak di bawah ini.
Perencanaan dan Pembuatan Strategi
Komponen pertama dalam supply chain management adalah perencanaan dan pembuatan strategi. Dalam proses ini terdapat aktivitas analisis permintaan konsumen, rencana anggaran, rencana produksi, tenaga kerja, dan juga transportasi.
Analisis permintaan konsumen (demand forecasting) penting dilakukan agar tidak ada kekurangan atau kelebihan produksi. Kekurangan produksi akan menyebabkan kekecewaan konsumen, sedangkan kelebihan produksi dapat menyebabkan kerugian.
Dalam hal ini, kamu harus tahu jenis produk dan jumlah yang dibutuhkan supaya permintaan konsumen dapat kamu penuhi. Selain itu, laporan penjualan, inventaris, serta pengetahuan akan tren pasar bisa kamu jadikan landasan atau acuan bagi analisis permintaan konsumen.
Proses atau tahapan ini memegang peranan krusial karena dapat meminimalkan risiko kesalahan selama masa produksi hingga pendistribusian produk ke tangan konsumen.
Dalam upaya melakukan prediksi permintaan konsumen secara otomatis, ada baiknya kamu mempertimbangkan untuk menggunakan sistem manajemen inventaris yang sesuai buat bisnis kamu.
Dengan menggunakan sistem manajemen investaris yang sesuai, kamu bisa mendapatkan laporan inventaris yang akurat dan hasil prediksi dalam waktu yang cepat.
Sumber
Sumber produksi dalam bisnis manufaktur, retail, dan grosir dapat berupa bahan baku maupun jasa. Nah, sumber ini harus dipastikan sesuai dengan kebutuhan dan pengiriman secara tepat waktu.
Jika pengiriman terlambat sedikit saja, tahapan lainnya secara otomatis juga akan terhambat. Dalam upaya memastikan semua berjalan dengan lancar, kamu harus menjaga hubungan baik dengan para pemasok bahan baku yang nantinya akan kamu proses menjadi produk jadi atau setengah jadi.
Pembelian dan Pengadaan
Setelah mengetahui jenis dan jumlah bahan baku yang harus kamu beli melalui analisis permintaan konsumen, kini saatnya kamu berusaha untuk memperoleh bahan tersebut.
Pengadaan (procurement) adalah perolehan barang dengan harga yang paling murah, dalam jumlah yang paling sesuai, dan pada waktu yang paling tepat.
Dalam upaya mewujudkan procurement yang menguntungkan, kamu harus melalui beberapa tahapan dalam proses pengadaan bahan ini. Apa sajakah itu?
Tahapan tersebut meliputi pengajuan wacana pembelian, penilaian pengajuan pembelian, persetujuan atas pengajuan pembelian, dan pemesanan bahan pada pihak pemasok.
Dalam hal ini, biasanya admin bertanggung jawab untuk memeriksa dan mencatat apa saja yang harus dibeli dan kemudian mengajukannya kepada manajer pembelian.
Dengan proses yang panjang itu, kamu harus bisa memastikan jika bahan baku yang akan kamu dapatkan memang yang terbaik. Baik dari segi kualitasnya maupun harga.
Oleh karena itu, penting bagi kamu untuk selalu melakukan riset terhadap harga dan kualitas bahan yang dijual oleh para pemasok. Jangan sampai kamu mendapatkan bahan baku yang mahal dengan kualitas yang tidak seberapa.
Manufaktur
Dalam proses produksi manufaktur, bahan baku diubah menjadi barang jadi atau setengah jadi menggunakan tenaga manusia atau tenaga mesin.
Proses ini tidak boleh berhenti di tengah jalan karena bisa menyebabkan kurangnya persediaan dan lambatnya pengiriman. Hal ini dapat mengakibatkan munculnya rasa kecewa konsumen terhadap bisnismu.
Oleh karena itu, kamu harus memastikan bahwa proses manufaktur berjalan dengan produktif dan efisien, baik dari segi tenaga kerja, mesin, maupun perlatan yang perusahaan gunakan.
Pastikan agar proses produksi tidak berjalan terlalu lama, karena hal itu dapat menghambat pengiriman ke konsumen. Akan tetapi, jika proses produksi terlalu cepat khawtirnya kualitas produk menurun.
Manajemen Gudang
Setelah tahap produksi selesai, maka produk tersebut harus masuk ke gudang penyimpanan. Dalam gudang penyimpanan, terdapat aktivitas memasukkan barang (inbound), mengeluarkan barang (outbond), pengambilan dan pengepakan, cross docking, serta stock opname.
Dalam hal ini, pastikan untuk selalu mencatat proses keluar masuknya barang (stock opname) di gudang dengan teliti, cermat, dan rapi. Hal ini dilakukan agar kamu bisa memastikan tidak ada perbedaan atau selisih antara stok fisik dengan data yang ada di pembukuan gudang.
Seluruh aktivitas atau kegiatan di dalam gudang pastinya membutuhkan waktu yang cukup lama. Itulah mengapa kamu harus mengupgrade pengelolaan gudang pada bisnismu dengan memanfaatkan kemampuan teknologi yang ada saat ini.
Ada begitu banyak aplikasi komputer yang akan memudahkan proses administrasi pergudangan yang tentunya bisa membantu pekerjaan administrasi pergudangan agar lebih efektif dan efisien.
Pengiriman dan Logistik
Nah, setelah semua tahap pada proses produksi telah selesai dan produk pun siap diedarkan, saat ini kamu harus fokus pada tahap pengiriman dan logistik.
Hal pertama yang harus kamu lakukan adalah mengambil dan mengemas produk pesanan dari gudang yang selanjutnya akan dikirimkan kepada konsumen. Sebelum itu, kamu juga sudah harus menyiapkan kurir dan transportasi yang dapat menjangkau lokasi pengantaran produk.
Agar tidak mengecewakan konsumen dengan terlambatnya waktu pengiriman pesanan, sebaiknya dari awal kamu sudah memiliki alat untuk melacak kurir yang bertugas. Dengan begitu, kamu bisa melacak keberadaan kurir melalui aplikasi komputer maupun smartphone.
Selain itu, kurir juga bisa memberikan konfirmasi ketika pesanan sudah sampai di tangan konsumen yang memesan.
Akan tetapi, secanggih apapun aplikasi yang digunakan untuk pelacakan pengiriman produk, jika logistik bermasalah tentu akan mengambat proses lainnya. Aspek ini juga mencakup penyimpanan inventaris gudang. Bagaimana jika gudang yang kamu miliki terlalu sedikit atau terlalu banyak?
Di sinilah tugasmu untuk memastikan semua masalah teratasi. Jangan sampai ada sesuatu yang menyebabkan pengeluaran biaya terlalu banyak, padahal biaya tersebut bisa kamu alokasikan untuk kebutuhan lain yang lebih krusial bagi perkembangan bisnismu.
Oleh karena itu, dari awal sekali kamu harus memilih partner logistik yang dapat diandalkan untuk menghindari terjadinya masalah pada logistik.
Retur
Komponen terakhir dalam supply chain management adalah retur atau pengembalian produk. Hal ini tampaknya umum terjadi pada bisnis manufaktur. Jadi, kamu juga harus siap dengan kemungkinan risiko komplain dari konsumen.
Biasanya, konsumen yang merasa tidak puas dengan produk yang dikirim menginginkan pengembalian produk atau retur bahkan permintaan uang kembali atau refund.
Nah, sebenarnya apa sih yang menyebabkan konsumen tidak puas dengan produk yang kamu kirim? Hal ini kemungkinan dipicu karena adanya kerusakan pada produk, ketidaksesuaian pesanan, atau keterlambatan pengiriman.
Oleh karena itu, jika kamu menerima komplain konsumen dengan alasan seperti itu, kamu harus bersikap responsif dan bertanggung jawab atas keluhan konsumen. Layanan seperti itu akan sangat dibutuhkan konsumen dan tidak memberikan citra butuk meski ada sesuatu yang mengecewakan.
Dengan memberikan pelayanan dan respons yang positif serta cepat, konsumen akan cenderung memaafkan kesalahan tersebut alih-alih kecewa dan berniat untuk tidak pernah membeli lagi.
Selain itu, usahakan agar hal ini tidak terjadi lagi di kemudian hari dengan selalu memeriksa kondisi produk sebelum dikirimkan.
Pasalnya, dengan banyaknya konsumen yang melakukan retur, kamu juga bisa mengalami kerugian, baik dari segi kepuasan konsumen maupun biaya yang harus kamu keluarkan untuk mengurus pengembalian dan penukaran produk.
Proses retur atau pengembalian produk ini melibatkan beberapa aktivitas seperti pemeriksaan kondisi produk, otorisasi pengembalin, penggantian produk, penjadwalan pengiriman, dan pengembalian uang.
Fungsi Menerapkan Supply Chain Management
Jika dilihat dari tahapan-tahapan berjalannya bisnis manufaktur di atas, tentunya kamu bisa membayangkan apa sih sebenarnya fungsi dari supply chain management untuk bisnismu. Supply chain management memiliki beberapa fungsi yang akan membantumu untuk mengelola produk dan bahan secara akurat.
Adapun fungsi utama dari supply chain management adalah mengonversi bahan baku menjadi sebuah produk jadi atau setengah jadi yang dapat dujual kepada konsumen akhir.
Secara umum, fungsi utama dari supply chain management berhubungan dengan berbagai biaay fisik. Seperti biaya bahan baku, biaya penyimpanan, biaya khusus produksi, biaya untuk transportasi, biaya untuk kurir, biaya untuk risiko pengembalian produk, dan lain-lain.
Kemudian, supply chain management juga berfungsi sebagai perantara antara pasar dan rantai pasok. Dalam hal ini, supply chain management memiliki tujuan untuk memastikan bahwa rantai pasok yang berada di pasar telah didistribusikan dengan baik.
Fungsi lain dari supply chain management adalah mengendalikan dan memberikan instruksi agar sesuai dengan standar kerja yang ditetapkan.
Hal tersebut diperlukan agar bisnismu bisa mengikuti perkembangan pasar dengan mendengar aspirasi konsumen terkait produk supply chain yang tersedia di pasar.
Perbedaan SCM dan Logistik
Istilah supply chain management dan logistik seringkali terlihat membingungkan karena penggunaannya yang bergantian. Akan tetapi, keduanya sangatlah berbeda. Perlu kamu ketahui bahwa logistik adalah komponen dari manajemen rantai pasokan. Pada dasarnya, logistik berfokus pada pemindahan produk atau bahan dengan cara yang paling efisien sehingga produk atau bahan bisa sampai ke tempat tujuan dengan tepat waktu.
Berbeda dengan logistik, supply chain management melibatkan serangkaian kegiatan yang lebih luas. Mulai dari pencarian sumber bahan baku, pembelian dan pengadaan bahan baku, dan mengoordinasikan upaya visibilitas di seluruh jaringan rantai pasok.
Jadi, apakah kamu sudah mengerti dengan konsep logistik dan supply management?
Contoh Supply Chain Management pada Bisnis Kecantikan
Dalam upaya mempermudah kamu sebagai pelaku usaha dalam bisnis kecantikan, perhatikan contoh penerapan supply chain management pada perusahaan bisnis jasa kecantikan dan bisnis produk kecantikan di bawah ini.
Supply Chain Management pada Bisnis Jasa Kecantikan
Bisnis yang bergerak di bidang jasa kecantikan biasanya memberikan jasa layanan perawatan kecantikan. Seperti halnya salon kecantikan, layanan pijat refleksi, konsultan perawatan kulit, juru rias, dan sebagainya.
Pada bisnis jasa kecantikan, kamu harus memberikan pelayanan berupa tindakan, fasilitas perawatan, dan konsultasi.
Komponen perencanaan dalam bisnis jasa kecantikan dapat berupa keputusan yang akan kamu ambil terkait dengan rencana penyediaan dari layanan yang kamu tawarkan.
Dengan adanya supply chain management, hal ini akan berguna untuk bermacam-macam pelayanan dari bisnis kamu. Misalnya, kamu menawarkan layanan konsultasi secara online dan merekomendasikan beberapa produk perawatan yang bisa langsung konsumen pesan, sekaligus memberi mereka gratis jasa antar.
Dalam hal ini, SCM berperan dalam pencarian pemasok produk perawatan yang bagus dan penyediaan kurir serta transportasi untuk pengantaran produk.
Selain itu, kamu juga bisa menawarkan layanan pijat refleksi panggilan yang bisa melayani langsung di tempat pemesan. Dalam hal ini, kamu juga harus mencari sumber tenaga kerja yang kompeten dan transportasi yang andal untuk mengantarkan therapist ke rumah konsumen.
Supply Chain Management pada Bisnis Produk Kecantikan
Dalam bisnis produk kecantikan, SCM memiliki peranan yang cukup besar di dalamnya. Hal ini tentu berkaitan erat dengan penyediaan bahan baku.
Misalnya, jika kamu memiliki bisnis produk kecantikan berupa perawatan wajah, maka kamu harus memiliki tim khusus yang bisa mengurus rantai pasok dan merencanakan bagaimana model bahan baku, varian, pengemasan, hingga lokasi untuk pendistribusian dalam bahan baku tersebut.
Nah, Beautypreneurs, itu adalah berbagai hal yang perlu kamu tahu soal Supply Chain Management. Mulai dari definisi, tujuan penerapannya, hingga berbagai manfaat penerapan dan contoh pengaplikasiannya dalam bisnis kosmetik.
Menjalankan SCM dengan baik terbukti dapat membantu alur bisnis jadi lebih terarah dan efektif. Dengan demikian, kamu bisa memberikan pelayanan terbaik untuk konsumenmu dan akhirnya mereka akan puas dengan bisnismu.
Selain SCM, kamu bisa menemukan berbagai tips menjalankan bisnis lainnya di laman Berita Terkini. Atau, temukan berbagai informasi menarik lainnya soal maklon kosmetik, produk kosmetik terpopuler, dan tren kecantikan lainnya di social media Mash Moshem Indonesia. See you!
