Tahapan Stock Opname dan Manfaatnya untuk Bisnis, Wajib Tahu!

Kalau kamu memiliki toko kosmetik, atau berbisnis sebagai reseller, distributor, hingga brand owner, kamu pasti sudah tak asing dengan yang kegiatan mengolah stok produk, bukan? Tapi, tahukah kamu, dalam prakteknya ada banyak tahapan dalam stock opname yang harus kamu perhatikan dengan baik.

Apakah kamu pernah berpikir dan membayangkan bagaimana cara menghitung persediaan barang-barang di sebuah perusahaan, swalayan, atau supermarket? Kemudian bagaimana kamu akan tahu jika ada barang yang rusak atau hilang? Maka kamu bisa menggunakan stock opname ini.

Kamu harus melakukan stock opname yang tercatat secara rapi dan akurat, karena ini sangat berkaitan dengan ketersediaan barang pada perusahaanmu. Jadi, sebelum membahas lebih jauh mengenai stock opname, kamu harus paham terlebih dahulu apa itu stock opname. Simak penjelasan berikut ini ya, guys!

Apa Itu Stock Opname?

Stock opname merupakan sebuah kegiatan wajib bagi sebuah perusahaan dalam periode tertentu yang berkaitan dengan pengecekan barang. Kamu harus menghitung persediaan stok barang yang ada di gudang atau tempat penyimpanan sebelum di jual pada konsumen.

Kegiatan ini memang cukup menyita waktu, karena kamu harus secara langsung memeriksa dan menghitung barang yang tersimpan di gudang. Kamu juga harus melakukan penataan yang akan memudahkanmu melakukan operasional bisnis ketika suatu priduk tertentu dibutuhkan.

Nah, di sini kamu bisa memahami bahwa sebagai pelaku usaha, kamu harus bisa memastikan seluruh kelancaran bisa terjaga dengan baik. Khususnya yang berkaitan dengan ketersediaannya produk.

Selain mengetahui pengertian dari stock opname ini, kamu juga harus mengerti alasan mengapa harus melakukan hal ini.

Alasan Harus Melakukan Stock Opname

Setelah kamu mengetahui pengertian dari stock opname, kamu juga harus paham mengapa hal ini harus kamu lakukan. Kegiatan stock opname dilakukan bertujuan untuk mengetahui secara pasti dan benar mengenai persediaan barang, yang telah tercatat di pembukuan. Dan  tentunya sesuai dengan barang yang ada di gudang.

Sehingga kamu bisa tahu apakah barang jumlah barang yang dicatatan sama dengan yang ada di gudang atau tidak. Jika ditemukan barang lebih banyak daripada yang tertulis di buku stock opname, maka kamu bisa melakukan pengecekan ulang. Karena bisa jadi ada transaksi yang memang belum tercatat atau bahkan ada kesalahan dalam melakukan pencatatan stock opname.

 Dan jika terjadi adanya kekurangan, kamu bisa melakukan dua cara yaitu dengan membuat jurnal penyesuaian atas kekurangan barang. Atau bisa juga perusahaan akan membebankan kekurangan tersebut pada petugas di bagian stock opname sehingga mengganti kekurangan barang.

Manfaat dari Stock Opname

Stock opname sudah menjadi hal wajib yang harus kamu lakukan saat kamu melakukan bisnis. Kamu harus tahu secara pasti jumlah barang yang ada di gidang, karena dengan stock opname kamu akan mendapat beberapa manfaat sebagai berikut:

1. Kamu bisa meminimalisir penyimpangan barang yang kamu miliki, baik itu barang yang mengalami kekurangan ataupun kelebihan.
2. Dapat menindak lanjuti secara cepat jika ada barang yang hilang atau kekurangan barang, sehingga tidak akan sampai terjadi kekurangan stok barang.
3. Bisa digunakan sebagai analisis tahun-tahun sebelumnya mengenai pengetahuan perkembangan perusahaan yang kamu jalankan.
4. Kamu bisa mengetahui seacra pasi arus masuk dan keluarnya barang secara pasti dan benar.
5. Kamu juga bisa mengetahui kondisi barang digudang secara pasti dan tepat.

Nah, itulah beberapa manfaat dari stock opname yang kamu terapkan pada perusahaanmu. Kamu bisa melakukan stock opname di periode tahunan, seperti peruartal (4 bulan), triwulan (3 bulan). Bahkan kamu juga bisa melakukanya sebulan sekali.

Kebanyakan perusahaan melakukan stock opname pada perkuatal atau triwulan tersebut, karena memang proses pada kegiatan ini membutuhkan waktu yang tidak sedikit. Selain itu, para petugas juga harus memeriksa secara detail semua barang beserta kondisi barang tersebut.

Tujuan dari Stock Opname

Selain manfaat yang sebelumnya sudah di bahas di atas, stock opname ini juga memiliki tujuan yang jelas. Tujuan dilakukannya stock opname yaitu untuk mengetahui persediaan barang perusahaanmu. Namun, selain itu, stock opname juga bertujuan untuk dapat dilakukannya kas, aktiva, piutang, dan hutang.

Tujuan dari stock opname ini untuk mengetahui keberadaan catatan dalam bentuk pembukuan perusahaan. Dimana termasuk salah satu fungsi dari Sistem Pengendalian Intern (SPI). Melalui kegiatan inim kamu akan mengetahui keadaan yang terjadi antara catatan pembukuan dan persediaan fisik dari barang yang ada.

Beberapa perusahaan melakukan stock opname untuk bisa dilakukannya persediaan barang dan kas. Sedangkan untuk perusahaan manufaktur, stock opname biasanya dilakukan untuk persediaan bahan baku, bahan penolong, barang setengah jadi, ataupun barang jadi.

Untuk petugas yang ditunjuk sebagai stock opname merupakan petugas audit yang bukan personel penacatat persediaan dari internal perusahaan. Sehingga ini dilakukan secara independen dengan diharapkannya hasil yang benar-benar akurat.

Tahapan dalam Melakukan Stock Opname

Sebagai pemilik bisnis, kamu harus mengerti tahap-tahap dalam melakukan stock opname. Dalam melakukan kegiatan ini kamu membutuhkan sebuah tim, yaitu tim penghitung dan tim input. Nah, untuk lebih jelas, simak tulisan berikut ini ya!

Tahap Awal dalam Stock Opname

Pada tahap awal ini, biasanya dilakukan jauh-jauh hari, sekitar satu minggu sebelum diadakannya proses stock opname. Pada tahapan ini, komunikasi bisa lebih banyak dilakukan dengan petugas gudang. Hal yang perlu kamu lakukan pada tahapan ini atara lain:

1. Menginstruksi petugas gudang untuk menyiapkan tag atau stiker yang digunakan untuk memberi tanda pada stok produk saat melakukan stock opname.
2. Kamu bisa mengintruksi petugas gudang untuk merapikan stok dengan menata barang sesuai kode dan jenis barang. Sehingga pada saat melakukan stock opname tidak terjadi kerancuan karena masalah lokasi barang yang tidak beraturan.
3. Menginstruksi bagian gudang untuk melengkaou stok barang dengan menggunakan barcode yang sesuai dengan program. Sehingga setiap barang yang ada di gudang harus dilengkapi dengan kode barang masing-masing. Ini akan memudahkan tim audit untuk menghitung barang saat stock opname.
4. Mampu menginstruksi pihak gudang untuk menyiapkan stiker dengan tulisan “Tidak Dihitung”. Karena stiker ini akan berguna untuk barag-barang yang tidak perlu dihitung saat melakukan stock opname.

Tahap Persiapan dalam Stock Opname

Dalam tahap persiapan ini, artinya kamu sudah mendekati stock opname hari H-1. Beberapa hal yang perlu dilakukan pada tahap ini antara lain:

1. Kamu perlu memanggil semua tim untuk melakukan briefing terkait pelaksanaan stock opname. Pada tahap ini perlu dijelaskan mengenai tugas masing-masing orang yang terlibat pada kegiatan stock opname.
2. Kamu harus menginstruksi petugas bagian gudang untuk melengkapi imputan terkait mutasu barang sampai dengan ham tutup operasional pada H-1.
3. Selanjutnya, menginstruksi bagian gudang untuk menghentikan mutasi produk sementara terhitung sejak tutupnya jam operasional. Hingga selesainya proses stock opname.  

Tahap Stock Opname / Hari dilakukannya Stock Opname

Nah, tahapan ini merupakan hari dimana kamu melakukan pelaksanaan stock opname. Berikut beberapa hal yang harus kamu lakukan saat berada pada tahapan ini:

1. Memastikan kembali semua transaksi yang berkaitan dengan stok yang telah terinput pada semua program.
2. Setelah semua stok telah terinput pada program, kamu bisa print semua stok tersebut daru program sebagai pedoman stok. Hasil print tersebut kemudian kamu bagikan kepada pihak accounting di masing-masing tim stock opname. Usahakan juga yang menerima hasil print bukanlah orang gudang. Karena orang-orang gudang tidak boleh tahu stok versi program pada saat melakukan perhitungan ini.
3. Saat melakukan tahap stock opname yang mulai berjalan, setiap stok yang ada dan sudah dihitung tersebut diberi tag atau stiker agar tidak terjadi double.
4. Setiap lembar stok yang telah diisi dengan hasil stock opname, bisa diserahkan ke bagian tim input untuk mulai di salun ke microsoft excle terlebih dulu. Dalam memasukkan ke format microsoft excle, format tersebut harus bisa menunjukkan perbandingan stok awal versi program dengan hasil stok stock opname. Sehingga kamu bisa tahu stpk mana saja yang terjadi adanya selisih barang.
5. Setelah melakukan stock opname selesai dilakukan, selanjutnya adalah melakukan cek ulang atas stok yang salah tersebut. Apakah terjadi kesalahan perhitungan atau memang terjadi selisih atas stok yang ada.
6. Selanjutnya, saat semua tahapan dan juga proses stock opname telah selesai dikerjakan, maka hasilnya harus diserahkan pada pihak accounting, sehingga bisa dilakukan adjustment stock atau penyesuaian persediaan ke program.

Cara Menghitung Stock Opname

Inilah beberapa metode dalam menghitung stock opname. Ada dia teknik perhitungan, diantaranya:

1. Metode perhitungan menurut sistem periodik: Perhitungan ini meliputi menghitung biaya yang dikeluarkan tanpa harga pokok penjualan. Namun konsekuensinya adlaah tiap akhir bulan perusahaan harus menghitung harga pokok penjualan dan menyesuaikannya agar besaran laba dan rugi yang ditemukan.
2. Metode perhitungan dengan perpetual: Menghitung harga pokok penjualan dan persediaan barang secara langsung. Jadi setiap akhir bulan perusahaan tidak perlu melakukan hitunan harga pokok penjualan ataupun jumlah persediaan yang keluar dan masuk.

Nah inilah penjelasan yang cukup lengkap mengenai tahapan stock opname dan manfaatnya untuk bisnismu. Semoga informasi ini bisa berhuna untuk kamu yang sudah membaca artikel ini sampai habis.

Kamu bisa menemukan berbagai artikel bisnis dan tips pemasaran digital lainnya di laman Berita Terkini. See you!