Apa Itu Sales Force Automation? Tools Penting untuk Pemasaran!

Seperti yang kita ketahui, dalam sebuah proses penjualan terkadang banyak sekali pekerjaan manual yang dilakukan bisa menghabiskan waktu dan tenaga. Namun, kini terdapat aplikasi yang dapat menyederhanakan proses tersebut, aplikasi ini bernama Sales Force Automation atau SFA. Sudah pernah dengar?

Sales force automation merupakan teknologi canggih yang dibekali dengan berbagai fitur yang memungkinkan kamu untuk mengelola proses penjualan dengan lebih efektif dan efisien.

Kira-kira apa saja ya fungsi, manfaat, dan fitur-fitur canggih di dalamnya? Apa benar aplikasi ini sangat dibutuhkan oleh perusahaan di era digital ini? Simak jawabannya pada artikel ini.

Apa Itu Sales Force Automation?

Sales force automation (SFA) adalah suatu sistem yang dapat perusahaan gunakan untuk mengelola penjualan bisnis agar lebih mudah, efisien, dan sederhana. Selain itu, tools ini juga dapat mengotomatiskan alur kerja tim penjualan dengan mempermudah proses administrasi perusahaan.

Dalam hal ini, penggunaan SFA dapat kamu fokuskan pada pekerjaan yang sifatnya berulang, seperti mengelola prospek, prakiraan penjualan, dan pemantauan kinerja tim.

Dengan kemampuan-kemampuan tersebut, aplikasi ini sangat populer di kalangan pebisnis. Dengan mengotomatiskan proses penjualan, perusahaan-perusahaan tersebut berharap akan ada peningkatan penjualan.

Sales force automation menjadi bagian penting untuk menghubungkan perusahaan dengan konsumen dan membangun hubungan jangka panjang dengan klien. Konsep ini muncul ketika banyak kegiatan penjualan yang menghabiskan banyak waktu dan membutuhkan tenaga manual. Beberapa kegiatan yang bisa diautomatisasi seperti laporan penjualan, pencatatan data klien, ketersediaan stok, dan lain-lain.

Berbagai kegiatan penting tersebut membutuhkan banyak waktu dan tenaga sehingga perusahaan membutuhkan alat, perangkat lunak, atau perangkat buatan yang sistematis dan otomatis serta mampu membantu tugas mereka. Dengan begitu, penjualan pun akan makin meningkat sesuai dengan harapan.

Bahkan, tim penjualan pun akan lebih fokus pada manajemen hubungan langsung ke klien. Adanya perpaduan teknologi dengan aktivitas pengelolaan hubungan baik dengan calon konsumen pastinya akan memudahkan perusahaan. Hal tersebut karena proses ini acapkali dianggap sebagai pengganti sistem tim penjualan.

Akan tetapi, Harvard Business Review tidak menganggap demikian. Sales force automation hanya bisa dijadikan sebagai alat untuk membantu pekerjaan tim penjualan. Adapun tim penjualan masih memerlukan suatu alat agar mereka bisa lebih fokus dalam menjaga hubungan secara langsung dengan konsumen.

Tujuan Penerapan Sales Force Automation

Seperti yang kita ketahui, tugas tim penjualan sangatlah kompleks dan memakan banyak waktu. Sehingga, tidak heran jika kinerja tim penjualan terkadang kurang efektif. Jika dibiarkan, hal tersebut akan berdampak pada performa penjualan bisnis secara keseluruhan, loh.

Tapi, jangan terlalu khawatir. Kini kamu bisa memanfaatkan aplikasi sales force automation yang memiliki peran penting dalam membantu tim penjualan untuk menyederhanakan tugas administrative dan mengefektifkan produktibitas penjualan semaksimal mungkin.

Kira-kira apa fung sales force automation hanya itu saja? Tentu tidak, dong. Masih banyak fungsi sales force automation yang membuat perusahaan ingin menerapkannya pada bisnis mereka. Apa saja? Simak penjelasannya di bawah ini.

Membantu Tim Sales Fokus pada Tugas Penting

Seperti yang kita ketahui, aplikasi SFA memang dirancang untuk memudahkan tim penjualan melakukan tugas administrasi sehingga mereka bisa lebih fokus pada tugas yang bisa menghasilkan pendapatan. Contohnya, ketika mengadakan rapat, penagihan klien, menghubungi klien yang prospek, menyiapkan strategi penjualan, dan lain-lain.

Menyederhanakan Proses Penjualan

Sales force automation memiliki fungsi untuk mengatur dan menyederhanakna proses penjualan menjadi lebih efisien. Dengan adanya apliasi sales force automation, tim penjualan akan lebih mudah dalam mengelola tugas yang lebih menjadi prioritas.

Misalnya, kapan waktu terbaik untuk mengirimkan pesan email pada konsumen A? Kapan waktu terbaik untuk menelepon konsumen B dalam upaya untuk melakukan follow up? Pembagian waktu dengan mengutamakan prioritas ini menjadi hal yang sangat penting, tetapi sering terlewatkan.

Membantu Manajer Lebih Memahami Efektivitas Proses Penjualan

Aplikasi sales force automation memiliki kemampuan analitik dan pelaporan yang bisa membantu tim penjualan untuk melihat apa yang berhasil dan apa yang tidak. Hal ini bisa membantu kamu mengembangkan strategi penjualan yang lebih baik.

Fungsi Sales Force Automation bagi Bisnis

Setelah mengetahui tujuan perusahaan menerapkan sales force automation, kini kamu perlu mengetahui fungsi dari sales force automation untuk memaksimalkan penjualan pada bisnismu.

Sales Management

Sales force automation berfungsi untuk membantu perusahaan, terutama tim penjualan dalam melakukan proses perencanaan, penyusunan strategi, penentuan target, penerapan strategi, pemantauan proses, hingga evaluasi penjualan untuk mencapai target yang telah ditentukan perusahaan.

Pipeline Management

Sales force automation berfungsi untuk mengawasi dan mengarahkan penjualan di masa yang akan datang dalam berbagai tahap yang memungkinkan manajer penjualan untuk menjawab beberapa pertanyaan penting terkait penjualan.

Contact Management

Lengkap dengan teknologi yang canggih, aplikasi sales force automation memiliki database terpusat yang memungkinkan perusahaan untuk mengelola dan memperbarui kontak konsumen secara cepat dan mudah.

Task Management

Sales force management berfungsi mengelola tugas proyek besar secara efektif, efisien, dan sesuai dengan jadwal actual dalam proses siklus hidupnya.

Project Management

Dengan adanya tools pemasaran ini, perusahaan bisa memastikan bahwa setiap proye yang ditangani bisa dikelola dan dilakukan dengan baik dan maksimal.

Customer Relationship Management

Selain beberapa fungsi di atas, SFA juga berfungsi untuk menjaga hubungan baik dengan konsumen. Dengan adanya relasi dan interaksi yang baik dengan konsumen, bukan tidak mungkin mereka akan selalu melakukan repeat order dan menjadi pelanggan yang loyal.

Aspek yang Bisa Diotomotisasi dalam Sales Force Automation

Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya bahwa tidak semua proses penjualan bisa diatur secara otomatis. Lalu apa saja sih yang bisa diatur oleh sistem sales force automation? Berikut ini jawabannya.

Memilih Klien dan Menemukan Konsumen yang Prospek

Salah satu tujuan dari penerapan sales force automation adalah membantu perusahaan dalam menemukan klien yang lebih prospek. Dengan adanya sales force automation, perusahaan bisa mendapatkan berbagai macam data untuk dikumpulkan dan dinilai.

Misalnya, apa saja yang dilakukan oleh konsumen A di website perusahaan? Bagaimanaa perilaku konsumen B saat mengunjungi halaman website perusahaan?

Informasi-informasi tersebut bisa digunakan oleh perusahaan untuk menilai dan membuat perkiraan tentang konsumen mana saja yang lebih mungkin menjadi konsumen tetap.

Pelacakan dan Penilaian Leads

Selain membantu tim penjualan untuk memilih klien dan menemukan konsumen yang prospek, SFA juga bisa melakukan penilaian serta memberikan saran terkait waktu terbaik untuk menghubungi para klien dan konsumen yang prospek.

Menjadwalkan Rapat, Telepon, dan Email

Aplikasi SFA juga bisa menjadwalkan rapat, telepon, dan email dengan konsumen atau klien. Misalnya, klien bisa melihat waktu luangmu dengan menggunakan kalender digital. Dengan begitu, mereka bisa memilih kapan waktu terbaik untuk melakukan pertemuan atau rapat denganmu.

Selain itu, kamu juga bisa menjadwalkan waktu untuk menelepon klienmu sehingga tidak ada lagi kejadian gagal membangun relasi dengan klien karena lupa menghubungi mereka.

Bukan hanya itu, kamu juga bisa menjadwalkan pengiriman email secara otomatis. Isinya tinggal kamu sesuaikan saja dengan perilaku dan preferensi pada tiap klien prospekmu.

Otomatisasi Reminder dan Blast

Dengan adanya reminder yang telah diatur, kamu akan lebih mudah mengingat dan melakukan blast ke klienmu. Blast tersebut bisa menjangkau klien dengan lebih mudah karena bisa dijadwalkan untuk waktu yang sudah ditetapkan.

Dalam hal ini, kamu bisa mengirimkan pesan secara otomatis dengan menyesuaikan konten pada pesan tersebut berdasarkan perilaku dan preferensi setiap klien.

Bahkan, kamu juga bisa mendapatkan report atau laporan dari hasil interaksi tersebut yang bisa dijadikan bahan evaluasi tindaan tim penjualan atau tim pemasaran berikutnya.

Cara Kerja dan Pengaplikasian Sales Force Automation

Pada dasarnya, cara kerja dan pengaplikasian sales force automation sangatlah sederhana. Aplikasi ini umumnya dibuat dengan basis cloud system yang telah terhubung dengan back office perusahaan.

Dengan begitu, tim penjualan dan unit kerja yang terkait bisa terhubung kapan pun dan di mana pun mereka berada secara real time.

Dengan diterapkannya aplikasi sales force automation yang telah diintegrasi, maka tim penjualan bisa mengakses data produk, memantau ketersediaan stok, mengecek harga, dan membuat promo.

Selain itu, tim penjualan juga bisa lebih mudah melakukan pencatatan pemesanan, melakukan penagihan, pengantaran, kunjungan sesuai dengan permanent journey plan, dan mengetahui secara jelas target yang telah mereka capai, hingga mendokumentasikan pekerjaan.

Di lain sisi, pihak manajer penjualan bisa lebih mudah memantau kegiatan tim penjualan, memantau omset penjualan, stok yang tersedia di gudang, dan piutang klien secara real time dengan adanya fitur monitoring. Nilai lebihnya lagi, fitur ini dapat kamu akses kapan dan di mana saja.

Dengan adanya sistem canggih yang telah terintegrasi ini, kamu bisa mengurangi kesalahan yang disebabkan oleh manusia. Selain itu, dengan bantuan SFA, tim penjualan bisa lebih fokus dalam melakukan penjualan dan mencapai target yang ditetapkan perusahaan.

Manfaat Menerapkan SFA untuk Bisnis

Mengacu pada tujuan penerapan dan fungsi sales force automation untuk bisnis, berikut ini bebeapa manfaat yang akan didapatkan perusahaan ketika menerapkan SFA.

Meningkatkan Kinerja Tim Sales

Sales force automation memiliki fungsi untuk meringankan dan menyederhanakan tugas tim penjualan, khususnya untuk jobdesk yang umumnya mereka lakukan secara manual. Dengan adanya otomatisasi tersebut, tim penjualan memiliki lebih banyak waktu untuk berfokus pada hal-hal lain yang lebih urgent.

Dengan begitu, penggunaan SFA ini terbilang dapat memberikan manfaat pada perusahaan dengan mengelola pekerjaan menjadi lebih efisien sehingga manajer tidak perlu terlalu khawatir dalam memantau tim penjualan. Para manajer bisa lebih fokus untuk mengembangkan bisnis perusahaan.

Apalagi, beberapa sistem SFA bisa pengguna akses dengan menggunakan smartphone atau perangkat seluler lainnya yang mudah dan nyaman untuk mereka gunakan.

Meminimalkan Human Error

Manfaat lain dari penerapan sales force automation adalah meminimalkan human error atau kesalahan yang dilakukan oleh manusia. Misalnya, kamu kehilangan konsumen potensial atau klien prosepek karena kinerja tim penjualan yang kurang baik, seperti lupa menghubungi atau memfollow up mereka secara tepat waktu.

Nah, di sini SFA akan mengingatkan tim penjualan, bahkan menghubungi konsumen potensial dan klien prospek sehingga kesalahan seperti itu tidak akan pernah terjadi lagi di kemudian hari.

Mendapatkan Data dan Informasi Terkait Penjualan

Dengan menerapkan sales force automation pada perusahaanmu, kamu bisa mendapatkan wawasan menarik yang bisa membantumu untuk membangun kecerdasan bisnis dan merencanakan serta menargetkan upaya penjualan di masa yang akan datang.

Misalnya, aplikasi pemasaran ini juga mengetahui riwayat pembelian klien dan bisa memprediksi penjulan di masa yang akan datang. Berdasarkan pada hal tersebut, manajer penjualan beserta timnya ke depannya bisa menawarkan produk atau layanan yang paling relevan kepada klien dan konsumen yang prospek pada waktu yang tepat.

Mengategorikan Data Penting

Pada saat proses penjualan dan pemasaran kepada konsumen, tim penjualan umumnya akan mencatat beberapa data penting terkait profil konsumennya.

Informasi tersebut bisa berupa nama, tempat dan tanggal lahir, alamat, nomor telepon, serta email. Data-data tersebut pastinya akan rumit jika memasukkannya satu per satu.

Dengan menerapkan SFA, semua data tersebut bisa dimasukkan dan dikelola secara otomatis serta bisa disinkronkan dengan mudah. Kamu juga bisa mencari klien yang prospek untuk diberikan penawaran menarik.

Menurunkan Biaya Penjualan

Setelah menerapkan SFA pada bisnismu, kamu akan segera melihat adanya penurunan biaya penjualan. Bahkan, kamu juga bisa melihat potensi peningkatan kinerja penjualan dan pendapatan saat prosesnya menjadi lebih cepat.

Dengan demikian, biaya yang perusahaan keluarkan pun akan berkurang karena tugas manual yang memakan waktu bisa terselesaikan dengan lebih singkat.

Saat biaya penjualan menurun, pendapatan perusahaan juga akan meningkat karena kamu akan mendapatkan klien yang potensial. Serta menyelesaikan lebih banyak transaksi dalam kurun waktu yang lebih singkat.

Menghemat Waktu

Seperti yang telah kita bahas sebelumnya, SFA memungkinkan adanya efisiensi pada beberapa kegiatan penjualan. Dengan begitu, kamu akan memiliki lebih banyak waktu untuk berfokus pada hal lain yang lebih bermasalah seperti komplain dari konsumen selama proses penjualan.

Memberikan perhatian lebih pada saat merespons konsumen dan mengambil langkah perbaikan dengan cepat bisa membantu meningkatkan kepuasaan konsumen.

Fitur dalam Aplikasi Sales Force Automation

Aplikasi SFA sangat banyak sekali ragamnya. Setiap aplikasi memiliki fitur-fitur yang berbeda. Kira-kira apa saja fitur-fitur yang terdapat di dalamnya? Berikut ini beberapa fitur yang biasanya ada dalam aplikasi SFA dan digunakan dalam perusahaan.

Pelaporan dan Analisis

Aplikasi SFA memiliki fitur pelaporan dan analisis secara otomatis dan real time. Fitur ini sangat membantu manajer penjualan ketika memerlukan analisis kinerja tim penjualan dengan cepat.

Laporan ini nantinya juga akan membantu manajer dalam membuat perencanaan berdasrkan pada prediksi akurat kinerja perusahaan.

Pelaporan dari analisis tersebut bisa berupa kinerja tiap individu dalam tim penjualan dengan melacaknya pada KPI software, pendapatan bulanan atau tahunan, serta tren penjualan produk yang saat ini ada di pasaran.

Kustomisasi Data Laporan sesuai Kebutuhan

Aplikasi SFA juga memiliki fitur yang memungkinkan kamu secara leluasa membuat default laporan sendiri. Selain itu, kamu juga bisa mengkustomisasi laporan yang sudah ada sesuai dengan kebutuhan.

Otomatisasi Dokumen dan Quotation

Pembuatan dokumen dan quotation yang biasanya masih dilakukan secara manual kini bisa diotomatisasi menggunakan aplikasi SFA. Aplikasi ini bisa menghasilkan dokumen yang kamu butuhkan secara cepat dalam bentuk dokumen template spreadsheet atau word.

Otomatisasi Formula pada Dokumen

Template dokumen yang terdapat dalam aplikasi pemasaran ini bisa embed formula seperti pada aplikasi spreadsheet milik excel sehingga memberikan fleksibilitas pada pengguna.

Pelacakan Aktivitas Tim melalui GPS

Fitur pada aplikasi untuk pemasaran ini memungkinkanmu untuk melakukan pelacakan lokasi tim penjualan di lapangan sehingga manajer bisa mendapatkan notifikasi keberadaan mereka.

Dalam hal ini, tim penjualan hanya perlu melakukan scan kartu nama untuk menghindari pemasukan data secara manual.

Manajemen Sales Pinepline

Aplikasi SFA mampu memvisualisasikan sales pipeline dan memodifikasinya sesuai dengan proses penjualan yang sedang berjalan. Kesepakatan yang sedang berlangsung bisa dengan mudah pengguna pindahkan ke tahapan mana pun pada tampilan board.

SFA juga bisa mengatur tanggal deadline beserta reminder agar tidak ada kesepakatan yang terlewat. Semua kesepakatan bisa kamu filter secara menyeluruh.

Tiket dengan Tampilan 360 Derajat

Aplikasi SFA memiliki fitur tiket yang mampu menyajikan data secara 360 derajat. Fitur ini bisa menerima segala informasi yang berkaitan dengan klien dan konsumen prospek.

Fitur Komunikasi Antar Tim

Dalam aplikasi SFA, terdapat fitur komunikasi yang memudahkan kamu dalam membuat catatan terhadap setiap kontak, kesepakatan, perusahaan, ataupun proyek yang sedang kamu jalankan.

Kamu juga bisa menyimpan file atau data tentang percakapan atau komunikasi antar tim melalui fitur catatan. Kemudian, kamu juga bisa menyimpan tugas dalam fitur tiket.

Detail Aktivitas melalui Timeline

Aplikasi SFA memiliki fitur yang memungkinkan kamu untuk menyajikan tiket yang lengkap dengan linimasa mengenai aktivitas. Mulai dari komunikasi antar tim, percakapan dengan konsumen yang prospek, touchpoint, status kesepakatan, hingga jadwal pertemuan.

Purchase Order System

Dengan menggunakan aplikasi SFA, pemesanan pembelian inbound bisa perusahaan lakukan dengan otomatis. Pengelolaan pesanan pembelian bisa dilakukan dari website maupun perangkat seluler.

Selain itu, perusahaan juga bisa melakukan integrase dengan enterprise resource planning (ERP) maupun sistem internal perusahaan.

Notifikasi dan Tugas

Aplikasi SFA yang baik biasanya memiliki fitur yang memungkinkan kau untuk mengingatkan rekan satu tim tentang kejadian atau kegiatan tertentu. Bahkan, fitur tersebut memungkinkan kamu membuat tugas secara otomatis.

Beda Aplikasi SFA dan CRM

Setelah mempelajari mengenai sales force automation (SFA), apakah kamu menganggap bahwa aplikasi ini sama dengan aplikasi customer relationship management (CRM)? Jika kamu menganggap keduanya sama, maka kamu tidak sendirian. Banyak sekali orang-orang yang mengaggap dua jenis aplikasi ini memiliki fungsi dan kegunaan yang sama.

Padahal, SFA dan CRM dapat kamu gunakan secara bergantian. Keduanya pun memiliki keunggulan dan tujuannya masing-masing. Dalam hal ini, SFA berfokus pada manajemen penjualan. Adapun CRM berfokus pada peningkatan hubungan antara perusahaan dengan konsumen, serta memberikan pengalaman konsumen yang lebih baik.

Selain itu, SFA tim penjualan gunakan secara eksklusif untuk mengatur dan mengelola kontak serta peluang dalam satu pandangan yang terpusat. Aplikasi SFA juga dapat kamu manfaatkan untuk membuat perkiraan dan laporan untuk keperluan manajemen penjualan.

Di sisi lain, CRM mengacu pada relasi dan interaksi perusahaan dengan konsumen di selulruh siklus hidup konsumen. Hal ini bertujuan untuk menjaga semua data yang berhubungan dengan interaksi konsumen seara detail.

Secara teknis, SFA merupakan teknologi yang bisa perusahaan gunakan pada seluruh proses penjualan. Bentuknya bisa berupa pricing tool, call center, atau tool untuk mengatur workflow.

Sementara CRM merupakan teknologi yang fokus untuk mengelola hubungan dengan konsumen. Data-data yang terdapat di dalamnya bisa berupa preferensi, progress sales funnel, hingga rekaman sales call yang tercatat dalam CRM.

Lalu, apakah penggunaan kedua aplikasi ini bisa berdampingan? Tentu saja bisa.

Hal ini karena keduanya memiliki fungsi masing-masing untuk menunjang proses penjualan. Apalagi, perangkat lunak CRM tak memiliki fitur-fitur SFA. Sebaliknya, dalam aplikasi SFA juga terdapat fitur CRM..

Nah, itu adalah hal yang perlu kamu tahu soal SFA dan manfaat penggunaannya dalam bisnismu. Selain pembahasan soal tools pemasaran ini, kamu bisa menemukan berbagai artikel seputar tips bisnis dan cara branding produk kosmetik lainnya di laman Berita Terkini.