Memastikan ketersediaan stok barang adalah hal penting yang harus kamu lakukan sebagai pebisnis. Sehingga kamu bisa memberikan pelayanan terbaik untuk konsumenmu di setiap saat. Pelajari cara melakukan inventory control yang tepat untuk bisnismu dalam artikel ini, ya.
Meski kerap diremehkan, pengaturan arus gudang merupalam hal yang penting. Sebab, adanya pengaturan ini akan memudahkanmu dalam memantau pasokan produk dan memastikan ketersediaan barang pada konsumen.
Lantas bagaimana caranya agar bisa menyeimbangkan antara ketersediaan untuk pelanggan dan keuntungan pelaku bisnis?
Salah satu cara yang bisa dilakukan adalah dengan melakukan inventory control. Penasaran apa yang dimaksud dengan inventory control dalam bisnis? Simak selengkapnya berikut ini!
Apa Itu Inventory Control?
Istilah inventory control sendiri sudah tak asing lagi bagi kamu yang sedang menjalankan bisnis retail, grosir, manufaktur atau bisnis makanan dan minuman, produk kecantikan, serta lainnya yang berhubungan dengan stok barang.
Dengan kata lain, inventory control adalah kegiatan memaksimalkan penyimpanan persediaan stok barang untuk mencukupi permintaan pasar secara cepat dan tepat.
Aktivitas ini seringkali dianggap rumit karena bersifat dinamis. Kerumitan tersebut berhubungan langsung dengan tingkat permintaan pasar, tuntutan untuk menekan biaya, serta mempersingkat proses supply chain.
Meski rumit, apabila berhasil menjalankan inventory control dengan baik, maka kepuasan pelanggan sekaligus keuntungan perusahaan akan meningkat.
Oleh karena itu, pengusaha atau pebisnis harus mampu mengoptimalkan tingkat persediaan, membuat prakiraan persediaan akurat, serta menjaga fleksibilitasnya.
Mengapa Harus Melakukan Inventory Control?
Jika kalian bertanya seberapa penting melakukan inventory control untuk keberlangsungan bisnis? Jawabannya sangat penting. Selain untuk meminimalisir hal-hal yang tidak diinginkan alias dapat merugikan perusahaan, inventory control juga memberikan banyak dampak positif.
Hal-hal tidak diinginkan yang dimaksud seperti gagalnya memenuhi kebutuhan perusahaan. Karenanya, kegiatan pengendalian persediaan (inventory control) ini wajib dilakukan untuk mencapai kebutuhan perusahaan sebagai berikut:
- Mencegah keterlambatan pengiriman bahan baku atau barang jadi yang dibutuhkan oleh perusahaan.
- Menjamin bahwa barang yang dipesan oleh konsumen sudah sesuai agar tidak perlu adanya proses retur atau pengembaliaan.
- Mengantisipasi apabila ada kenaikan harga barang secara tiba-tiba.
- Memperoleh laba dari pembelian yang telah dilakukan sebelumnya.
- Menampung barang atau bahan baku yang hanya dihasilkan pada waktu tertentu alias musiman.
- Memberi pelayanan terbaik dengan selalu menyediakan barang-barang yang dibutuhkan oleh pasar.
Manfaat Melakukan Inventory Control pada Bisnis
Seperti yang dijelaskan sebelumnya, bahwa melakukan inventory control ini juga memberikan banyak manfaat untuk perusahaan. Diantaranya adalah:
Perhitungan Barang Akurat
Manfaat paling awal yang dirasakan dari kegiatan inventory control adalah perusahaan memiliki perhitungan yang akurat. Dengan memiliki keseimbangan antara persediaan dan permintaan, maka bisnis yang tengah dijalankan dapat berjalan sesederhana mungkin.
Dengan cara memindai barcode yang ada pada setiap produk, maka barang yang masuk dan keluar dapat diketahui secara realtime. Level persediaan pun dapat dilaporkan kapan pun secara akurat.
Membantu Pengambilan Keputusan
Manfaat selanjutnya dari penerapan inventory control juga untuk membantu kamu dalam mengambil keputusan. Sebab, kamu tidak hanya melacak setiap stok barang saja melainkanjuga harus mengitung perputaran persediaan barang atau melakukan forecast dalam waktu tertentu.
Kamu jelas tahu, bahwa dalam setiap waktu jumlah penjualan produk tidak akan pernah sama. Oleh karena itu, perusahaan dituntut mampu untuk melakukan pengukuran terhadap tingkat perubahan tersebut di setiap waktu supaya dapat menyesuaikan jumlah persediaan barang yang ada.
Proses pengendalian persediaan tersebut juga memiliki manfaat lainnya. Yakni, menghindarkan perusahaan dari berbagai hambatan, mempercepat proses, mengenali barang yang pergerakannya lambat atau sudah usang, serta membantu evaluasi setiap supplier.
Meminimalisir Biaya Operasional
Melakukan inventory control memang butuh kecermatan dan tidak asal-asalan. Jika kamu mengikuti tata caranya dengan benar, maka biaya yang dikeluarkan oleh perusahaan akan terkontrol secara baik.
Caranya dengan mengurangi pemborosan, memudahkan perhitungan terhadap nilai inventaris, dan meningkatkan keuntungan hanya dengan mempertahankan inventaris yang benar-benar dibutuhkan saja. Dengan begini, akan membantu mengurangi biaya material dan juga proses pengiriman.
Pesanan Tercukupi
Manfaat terakhir dari inventory control adalah perusahaan akan selalu memiliki jumlah ketersediaan barang yang cukup untuk memenuhi permintaan pasar.
Perusahaan tidak perlu menyimpan persediaan barang secara melimpah di gudang, asalkan kebutuhan konsumen dapat tercukupi dengan baik.
Hal ini membuat perhitungan persediaan barang perusahaan jadi aman. Kamu pun bisa memenuhi pesanan konsumen secara tepat waktu tanpa membuat mereka menunggu terlalu lama. Nama perusahaan kamu tentunya akan dipandang baik oleh konsumen.
Cara Melakukan Inventory Control yang Tepat
Setelah mengetahui pentingnya cara melakukan inventory control ini untuk bisnismu, tak ada alasan untuk menunda penerapannya.
Kamu bisa mengikuti langkah-langkah mudah dan tepat penerapan inventory control untuk bisnismu berikut ini.
Atur Tingkat Stok
Tak ada satu pun perusahaan yang ingin merugi karena kesalahan yang mereka buat sendiri. Salah satu hal yang paling dihindari oleh perusahaan adalah kehabisan stok barang.
Selain bisa mengecewakan konsumen, perusahaan juga pasti akan merugi karena gagal mendapatkan pemasukan. Terlebih jika kondisi ini terjadi berulang-ulang dalam waktu yang lama.
Tapi kamu tidak perlu khawatir. Ada cara yang bisa dilakukan untuk mengatasi kondisi ini, yakni dengan memanfaatkan strategi pengelolaan tingkat stok minimum pada setiap barang yang akan dijual.
Jika nantinya stok sudah mencapai level tersebut, maka itu akan menjadi alarm bagi kamu untuk mengisi ulang stok barang. Sehingga, stok jualan baru bisa datang sebelum yang ama habis dan konsumen tak akan menunggu lama produk mereka.
Level minimum dalam strategi ini bisa ditentukan dengan lamanya waktu rata-rata barang yang terjual dan lamanya waktu pemasok mengirimkan barang baru.
Tak sedikit juga perusahaan yang akhirnya menyerahkan pekerjaan ini pada tim procurement, sehingga pengawasan stok bisa terjadi secara maksimal.
Namun, banyak juga perusahaan lain yang memanfaatkan beberapa sitem otomatis atau tools pergudangan tertentu untuk strategi ini.
Kelola Gudang Penyimpanan
Kerusakan barang jadi momok selanjutnya yang dikhawatirkan oleh perusahaan. Semisal barang yang disimpan di gudang mengalami kerusakan atau membusuk karena kondisi tempat yang tidak sesuai dengan standar penyimpanan barang terkait.
Contohnya, bahan yang tidak tahan air malah disimpan di dalam gudang yang lembab, akibatnya barang lebih mudah rusak.
Untuk itu, gudang yang dijadikan tempat inventaris harus benar-benar diperhatikan sebagai salah satu strategi inventory control yang baik. Suhu dalam gudang pun harus kamu perhatikan dengan seksama, Beautypreneurs.
Pasalnya, banyak produk kosmetik yang sensitive dengan suhu atau panas tertentu. Hal ini bisa membuat bahan/kandungan teroksidasi, serta tekstur, warna, dan aroma sediaan kosmetik berubah.
Rak ataupun tempat penyimpanan juga harus rutin diperiksa agar terhindar dari binatang atau hal-hal lain yang mudah rusak.
Kamu juga enggak dianjurkan menumpuk barang dalam kapasitas besar. Sebab, berpotensi merusak kemasan dan bagian dalam prosuk sendiri.
Selain itu, ada baiknya juga untuk menyusun tumpukan ini berdasarkan dengan banyaknya permintaan pasar, produk terlaris, atau masa kedaluarsa produk.
Hal ini akan memudahkan karyawan untuk mengambil barang yang permintaan pasarnya cenderung tinggi.
Ingin tahu cara memilig gudang penyimpanan yang tepat untuk produk kosmetikmu? Cek di sini.
Buat Kategori Stok
Strategi yang satu ini khusus ditujukan untuk perusahaan yang memiliki berbagai variasi barang inventaris.
Mengapa demikian? Karena pembuatan kategori ini bisa memudahkan untuk menentukan skala prioritas, barang mana yang butuh perhatian lebih dari barang lainnya. Dilihat berdasarkan sisi efek maupun keuangan atau rasio penjualan.
Metode ABC biasanya yang paling sering digunakan dalam strategi ini. Sesuai dengan tahapannya, barang dengan kategori A adalah yang prioritasnya paling tinggi, lalu diikuti B dan C.
Gunakan Teknologi Inventaris
Di era yang serba canggih ini, perkembangan teknologi digital juga bisa dimanfaatkan untuk memudahkan proses pengendalian inventaris. Pun banyak perusahaan yang sudah memanfaatkan software otomatis dalam pengelolaan inventarisnya.
Beragam fitur telah tersedia seperti prediksi kebutuhan stok, optimasi tingkat stok, pelacakan proses distribusi, monitoring perpindahan stok, hingga evaluasi untuk laporan.
Hal ini akan menjadi semakin efisien apabila perusahaan mampu menggabungkannya dengan sistem lain.
Misalnya saja pada bagian penjualan atau distribusi, akuntansi, dan pembelian stok. Karena akhir laporan pada bagian inventaris tersebut nantinya juga digunakan oleh bagian lain yang memerlukan.
Pemesanan Ulang Stok
Ada kalanya masalah yang menghambat pengelolaan inventaris terdapat pada pihak pemasok. Banyak ditemukan kasus di mana mereka (pemasok) susah dihubungi, atau tidak bisa memenuhi permintaan secara tepat waktu.
Ini tentu akan membuat stok perusahaan menjadi tidak seimbang, serta berkemungkinan buruk pada arus jual-beli. Perusahaan punya peran penting untuk mengevaluasi permasalahan ini.
Namun, tidak bisa dipungkiri jika masalah juga bisa timbul dari pihak pengusaha. Seperti misalnya tidak mampu melunasi pembelian stok tepat waktu atau adanya dokumen yang salah. Kondisi ini biasanya membuat pemasok menjadi tidak sepenuhnya dalam memberikan pelayanan.
Agar bisa mengurangi dan mengantisipasi terjadinya kendala seperti ini, kamu bisa mengatur atau mengusahakan agar proses pemesanan stok berjalan tepat waktu.
Semisal menggunakan sistem pembayaran otomatis. Selain itu, perusahaan juga wajib menjalin hubungan yang baik dengan pemasok.
Mungkin salah satunya dengan menyediakan portal khusus untuk pemasok, agar mereka bisa mengirimkan penawaran atau tagihan pada pihak perusahaan dengan lebih mudah.
Strategi dengan Teknik FEFO dan FIFO
Istilah ini mungkin sudah sangat familiar di telinga kalian yang berkutat dalam bidang bisnis dan inventory control. Kedua teknik strategi ini bertujuan untuk meminimalisir risiko pembusukan ataupun kerusakan barang.
FIFO atau First In First Out adalah istilah untuk menempatkan barang yang paling awal masuk di paling luar, daripada barang lainnya.
Sedangkan FEFO atau First Expired First Out merupakan strategi yang dapat kamu gunakan untuk mendahulukan barang yang tingkat kadaluwarsanya agar terjual lebih dulu. Dua metode ini dapat meminimalisir terjadinya peluang barang terbuang, rusak hingga expired.
Audit Inventaris Secara Rutin
Perusahaan yang menggunakan software otomatis untuk pengelolaan gudang, biasanya tidak lagi melakukan pemeriksaan fisik atas persediaan karena menilai sudah sesuai dengan jumlah yang ada pada sistem.
Padahal, bisa saja terjadi kesalahan input data atau adanya pencurian barang oleh pihak internal.
Karenanya, ada baiknya untukmu tetap melakukan pengecekan fisik atas inventaris perusahaan secara rutin. Sehingga bisa langsung terdeteksi, jika ada ketidaksesuaian antara jumlah barang dan yang ada dalam sistem.
Membuat Forecast Persediaan
Strategi selanjutnya yang tidak boleh kamu lewatkan melakukan inventory control adalah membuat forecast atau perkiraan persediaan stok barang. Memiliki stok barang yang mencapai jumlah hingga ratusan ribu adalah tantangan tersendiri yang harus perusahaan selesaikan.
Meski tidak mudah melakukan ini, tapi jika ingin menciptakan pengelolaan persediaan yang baik, tahap ini sangat sangat kamu perlukan demi meminimalisir kehilangan stok barang.
Tapi jika kamu juga tidak menciptakan sistem manajemen gudang yang baik, maka risiko kehilangan stok barang, baik dalam jumlah kecil maupun besar tetap akan terjadi.
Pengelolaan Keamanan Gudang
Tahap terakhir yang tidak boleh kamu lupakan adalah menjaga gudang dalam kondisi tetap aman. Karena percuma saja untukmu menerapkan semua strategi di atas, namun keamanan gudang terabaikan.
Oleh karena itu, mengelola keamanan gudang inventaris sangat penting untuk dijadikan bagian dari strategi melakukan inventory control.
Cara yang paling efektif tentunya dengan menempatkan pengawas gudang yang memang sudah loyal dan terpercaya, serta mempunyai integritas yang baik dalam melakukan tanggung jawabnya.
Tambahan keamanan yang bisa kamu lakukan adalah dengan memasang CCTV, alarm keamanan, serta kunci ganda juga tidak boleh ketinggalan.
Nah, itu adalah beberapa cara dan penerapan strategi inventory cotrol yang bisa kamu terapkan untuk bisnis kosmetikmu. Dengan begitu, kamu bisa memberikan pelayanan yang baik dan menjaga produk-produk jualanmu agar tetap aman, hingga bisa dikirimkan ke pelanganmu.
Sampai sini dulu tips bisnis yang kita bahas kali ini, kamu bisa menemukan berbagai tip lainnya di Berita Terkini. See you!
