Dalam sebuah bisnis, ketika kamu ingin menjalankan proyek bisnismu, tentu saja kamu membutuhkan perencanaan yang matang. Oleh sebab itu, kamu membutuhkan sebuah project plan sebagai langkah awal untuk memulai proyekmu.
Membentuk perencaan proyek secara matang adalah hal yang sangat penting. Memgingat perencanaan ini memungkinkanmu mendapatkan visualisasi dari keseluruhan proyek bisnismu, dari awal hingga akhir untuk dapat mengembangkan strategi yang jelas dan tepat.
Project plan akan membantumu menyusun strategi menuju kesuksesan proyek, memungkinkanmu untuk mempertimbangkan faktor-faktor yang akan memengaruhi proyekmu. Mulai dari stakeholder hingga naggaran penundaan jadwal, serta merencanakan bagaimana memaksimalkan atau mengurangi faktor-faktor ini.
Jadi, bagaimana cara membuat project plan yang baik untuk bisnismu? Serta apa saja, sih, keuntungan yang bisa kamu dapatkan? Simak penjelasannya secara lengkap dalam ulasan berikut ini, ya, Beautypreneurs!
Apa Itu Project Plan?
Secara bahasa, project plan berarti rencana proyek. Adapun secara istilah, project plan adalah sebagai dokumen formal yang disusun secara khusus untuk mengarahkan kendali dan eksekusi sebuah proyek, misalnya proyek bisnis. Oleh karena itu, project memiliki peran penting terhadap pelaksanaan suatu proyek.
Dalam hal ini, setiap instansi atau organisasi wajib membuat perencanaan sebelum menjalankan proyek yang direncanakan. Biasanya, setelah project plan dibuat, manajer atau auditor proyek akan meninjau project plan terlebih dahulu.
Hal tersebut dilakukan untuk mengetahui kesiapan dari para stakeholder yang akan menjalankan proyek tersebut.
Bagi kamu yang ingin membuat perencanaan proyek untuk bisnis kamu, kamu harus tahu bahwa ada baseline atau dasar-dasar perencanaan yang harus kamu susun. Dengan menggunakan baseline untuk memulai project plan, kamu akan lebih mudah menilai performa proyek ketika proyek tersebut dimulai.
Nah, apa saja baseline project plan itu? Baseline tersebut terdiri atas jadwal, biaya, dan cakupannya. Ketiga komponen ini wajib kamu sertakan dalam sebuah project planmu agar kamu bisa memastikan penyusunan rencana projectmu akan berjalan secara efektif, efisien, dan bebas kendala.
Manfaat Membuat Project Plan
Setelah memahami garis besar tentang project plan, kamu juga harus memahami apa saja sih manfaat yang akan kamu dapatkan dengan membuat project plan. Di bawah ini ada beberapa manfaat pembuatan project plan untuk bisnismu.
Memberikan Gambaran Tujuan yang Jelas
Pembuatan project plan bisa memberikan gambaran tujuan yang jelas tentang proyek yang akan kamu mulai. Jika kamu tidak memiliki tujuan yang jelas, akan sulit bagi kamu untuk memiliki motivasi dalam menyelesaikan proyek yang kamu rencanakan.
Nah, dengan menyusun project plan ini, tim yang kamu rancang bisa memiliki gambaran yang jelas mengenai tujuan yang harus dicapai bersama. Selain itu, mereka juga akan lebih tergerak untuk bekerja dan memastikan tujuan yang telah dibuat dapat terwujud.
Perlu kamu ingat bahwa memiliki tujuan yang jelas juga akan memudahkanmu menentukan kegiatan apa saja yang perlu dilakukan untuk mencapai kesuksesan yang telah kamu tentukan.
Probabilitas Target Tercapai Meningkat
Salah satu manfaat dari pembuatan project plan adalah memantau keberhasilan perkembangan proyek yang kamu kerjakan. Oleh sebab itu, dengan menyusun project plan, probabilitas untuk mencapai milestone atau titik-titik pencapaian akan jadi makin besar dengan perencanaan yang matang.
Mengenali Risiko dan Penyusunan Mitigasi
Seperti yang kita ketahui bahwa risiko adalah akibat yang kurang menyenangkan berupa hal yang merugikan dan membahayakan dari suatu perbuatan atau tindakan. Dalam hal ini, risiko merupakan salah satu hal yang perlu ditinjau dalam project plan.
Penyusunan project plan membuat para stakeholder bisnis mengetahui risiko potensial apa saja yang mungkin terjadi ketika projek dijalankan. Dengan memiliki gambaran risiko ini, tim kamu bisa mempersiapkan diri sebaik mungkin dalam upaya menghadapi segala kendala yang mungkin dihadapi.
Alokasi Sumber Daya yang Lebih Efisien
Pada dasarnya, poject plan dokumen yang mencakup alokasi sumber daya. Hal itu menjadikan tim bisa benar-benar mengetahui apa saja yang mereka butuhkan untuk menyelesaikan sebuah proyek dan bagaimana mengaturnya agar bisa dikerahkan secara efisien. Tentunya, penyusunan project plan bisa mencegah kelebihan atau kekurangan sumber daya.
Mengidentifikasi Dependensi Tugas-Tugas
Adanya project plan, manajer proyek bisa mengetahui tugas-tugas apa saja yang memiliki dependensi terhadap tugas lainnya.
Dengan begitu, manajer proyek bisa membuat jadwal untuk para tim dengan baik agar prosesnya dapat dilakukan tanpa ada hambatan sehingga tidak mengganggu proses lainnya. Dalam sebuah project plan, tentunya aspek ini menjadi salah satu cara untuk menghindari kegagalan proyek.
Mendukung Komunikasi
Manfaat project plan sebenarnya tiak hanya untuk memastikan proyek terencana dengan baik, tetapi dokumen ini bisa memastikan komunikasi yang lancar.
Rencana proyek memberikan deskripsi apa saja yang harus dilakukan oleh setiap anggota tim sehingga arak komunikasi bisa dipahami dengan jelas ketika dibutuhkan. Bukan hanya itu, project plan juga memudahkan semua anggota tim untuk memahami tanggung jawab masing-masing,
Cara Membuat Project Plan yang Baik
Nah, setelah mengetahui apa itu project plan dan mengapa kamu harus menyusun dokumen tersebut, kini saatnya kamu mengetahui cara membuat project plan yang baik. Ikuti tahapan-tahapan di bawah ini untuk membuat project plan yang baik.
Menyusun Garis Besar Proyek
Langkah pertama pembuatan perencanaan proyek adalah menentukan business case. Apa itu business case? Business case adalah alasan mengapa proyek yang kamu rencanakan tersebut harus dijalankan.
Bukan hanya latar belakang proyek, business case juga mencakup manfaat dan return of investment (ROI) dari proyek tersebut.
Selain itu, permasalahan yang harus diselesaikan pun bisa kamu deskripsikan dalam tahap ini. Setelah itu, business case akan dipresentasikan pada pembuat keputusan bisnis untuk disetujui.
Diskusi dengan Para Stakeholder
Langkah selanjutnya yang harus kamu lakukan adalah menemui para stakeholder yang berkepentingan dalam proyek ini. Hal ini penting kamu lakukan untuk mengidektifikasi tujuan akhir proyek agar sesuai dengan kebutuhan para stakeholder tersebut.
Menentukan Cakupan Proyek
Setelah memiliki gambaran proyek yang lebih baik dari para stakeholder, hal selanjutnya yang harus kamu lakukan dalam pembuatan perencanaan proyek adalah menentukan proyek tersebut. Penentuan cakupan proyek merupakan salah satu pilar penting pada sebuah rencana proyek.
Cakupan proyek meliputi segala hal yang perlu timmu lakukan dalam proyek tersebut sehingga kamu bisa mengetahui apa saja yang tidak penting dan perlu kamu hindari. Hal ini bermanfaat agar sumber daya bisa kamu gunakan seefisien mungkin.
Menetapkan Tujuan dan Sasaran
Tujuan dan sasaran proyek merupakan dua hal yang berbeda. Tujuan adalah hasil yang ingin dicapai, sedangkan sasaran adalah yang lebih spesifik. Dalam hal ini, sasaran meliputi kegiatan yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan tersebut.
Merencanakan Hasil
Untuk mendapatkan perencanaan proyek yang baik, kamu perlu mendeskripsikan hasil. Hasil yang dimaksud adalah produk akhir sebuah proyek. Deskripsi hasil yang jelas bisa dipastikan sesuai dengan kebutuhan dan keinginan para stakeholder.
Buat Jadwal Proyek
Proyek yang baik adalah proyek yang terjadwal dengan baik. Oleh karena itu, dalam perencanaan proyek ini juga perlu mencakup jadwal proyek yang mempertimbangkan kegiatan-kegiatan yang perlu dilakukan, keuangan, sumber daya, dan lain-lain.
Dalam upaya membuat penjadwalan yang baik, kamu perlu memecah jadwal menjadi beberapa fase agar lebih mudah dicapai dan diukur kesuksesannya.
Bagikan Tugas
Setelah menyusul jadwal proyek, hal selanjutnya yang perlu kamu lakukan adalah membagikan tugas dalam perencanaan project. Dalam hal ini, kamu harus memahami betul kemampuan dan pengalaman para timmu agar kamu dapat membagikan tugas pada mereka sesuai dengan kemampuan dan pengalaman mereka. Dengan begitu, mereka dapat menjalankan tugasnya masing-masing dengan baik sesuai jadwal dan deskripsi tanggung jawabnya.
Tinjau dan Nilai Risiko
Setiap proyek pasti yang ada pasti memiliki risiko dalam setiap pelaksanaannya. Oleh karena itu, kamu harus mampu menilai dan memperkirakan risiko apa yang akan muncul pada setiap tahap pelaksanaan proyek yang kamu rencanakan tersebut.
Perkiraan dan penilaian risiko ini penting sekali untuk didefinisikan dalam sebuah perencanaan proyek. Dalam hal ini, perencanaan harus bersifat fleksibel agar dapat menghadapi risiko-risiko yang mungkin terjadi agar pada akhirnya tujuan bisnismu bisa tercapai and proyek bisa membuahkan hasil yang memuaskan.
Laporkan Perkembangan
Saat proyek yang rencanakan sudah kamu jalankan, penting sekali bagi kamu untuk meninjau dan melaporkan perkembangannya sesuai yang terjadi di lapangan.
Dalam hal ini, kamu perlu menentukan waktu untuk melakukan pertemuan mengenai proyek tersebut. Sehingga jika ada perubahan rencana yang perlu dilakukan, pelaksanaannya bisa direncakan dengan tim pelaksana.
Tips Agar Menyusun Project Plan Lebih Efisien
Sebelum kamu mulai menyusun project plan bisnismu,nih ada beberapa tips yang bisa kamu gunakan agar perencanaan proyek yang kamu susun lebih efisien.
Gunakan Project Plan yang Sudah Ada Sebagai Referensi/Inspirasi
Menyusun perencanaan proyek ini mungkin membutuhkan waktu dan usaha yang ekstra. Akan tetapi, kamu tidak perlu repot-repot, di sini kamu bisa menjadikan proyek sukses lain sebagai referensi atau inspirasi buat kamu. Selain berkaitan dengan ide, perencanaan yang telah sukses kamu laksanakan bisa menjadi panduan saat menulis prencanaan proyek bisnismu.
Dalam hal ini, kamu bisa meninjau template dan rencana untuk proyek yang sama atau proyek lain dalam bisnismu untuk mendapatkan ide dalam rangka menyusun project planmu sendiri.
Libatkan Seluruh Anggota Tim Secara Aktif
Kamu mungkin bertanggung jawab sebagai pelopor dalam sebuah perencanaan proyek. Akan tetapi, bukan berarti kamu harus menyusun perencanaan itu sendirian. Kamu bisa berkolaborasi dengan tim proyek dan stake holder yang berkepentingan dalam penyusunan perencanaan proyek tersebut.
Dengan begitu, mereka semua bisa memberi dukungan terhadap tujuan proyek sekaligus mendorong keterlibatan berkelanjutan di seluruh proyek.
Jangan Terlalu Fokus Pada Kesempurnaan
Dalam menyusun perencanaan proyek, kamu mungkin menuntut untuk menulis perencanaan bahkan menyusun ulang rencana tersebut sampai kamu mendapatkan setial detail yang terpetakan secara sempurna.
Akan tetapi, menghabiskan waktumu terlalu banyak untuk mencoba mendapatkan segala sesuatu yang sempurna justru akan menghambat proyekmu.
Jadi, jangan biarkan timmu terlalu fokus pada kesempurnaan. Fokuslah pada hasil, bukan kesempurnaan rencana. Yang paling penting dari sebuah perencanaan proyek ini adalah proyek tersebut sangat mungkin untuk berhasil terlaksana dan mencapai tujuan yang perusahaan harapkan.
Nah, itu lah dia penjelasan mengenai project plan dan bagaimana cara membuatnya. Seperti yang telah kita pelajari di atas, perencanaan adalah rencana yang penting untuk kamu susun, sebab tanpa perencanaan ini proyek yang akan kamu laksanakan tidak akan berjalan dengan lancar.
Menyusun perencanaan ini mungkin awalnya terasa sulit, namun kini kamu bisa mengetahui langkah-langkah penyusunan perencanaan proyek yang baik.
Dengan begitu, semoga kamu memiliki semua yang kamu butuhkan untuk membuat project planmu sehingga kamu bisa membuat rencana yang kuat dan kohesif dari bawah ke atas. Sebagai hasilnya, kamu juga bisa menyaksikan proyek kamu berkembang.
Selain tips dan cara membuat project plan di atas, kamu bisa menemukan berbagai tips pemasaran lainnya di laman Berita Terkini. Atau, simak terus semua postingan di media sosial Mash Moshem Indonesia, ya!
