Project management adalah sebuah metode manajerial untuk mengatur jalannya sebuah proyek bisnis, agar tetap efisien dan efektif. Metode ini kini kian mudah karena adanya berbagai jenis Project Management Tools yang canggih dan memudahkan pengontrolan proyek.
Kehadiran Project Management Tools menjadi salah satu solusi untuk para project manager saat akan melaksanakan perencanaan yang tepat, menentukan deadline, menetapka hingga mendelegasikan tugas. Hasilnya, berbagai proyek bisnis akan dapat terlaksana secara efisien dan efektif.
Selain itu Project Management Tools juga berfungsi untuk digunakan sebagai komunikasi dengan pelanggan atau karyawan.
Terdapat beberapa kelebehian di saat mempergunakan Project Management Tools. Seperti mendukung manajemen proyek ketika sedang bekerja jarak jauh, mempermudah kerjasama internal-eksternal, pengaturan jadwal project management menjadi lebih baik, menyimpang dan berbagi data dengan mudah.
Saat ini tidak sedikit perusahaan atau pebisnis lain yang menggunakan Project Management Tools agar tetap bisa terhubung dengan karyawan dan juga klien.
Pentingnya Project Management Untuk Bisnis
Kehadiran Project Management menjadi salah satu peran yang vital bagi seluruh aktivitas bisnis, baik yang bersekal besar maupun sekala kecil.
Saat ini para pembisnis atau perusahaan sangat memerlukan penanganan tanggung jawab kesehariannya melalui berbagai proyek.
Maka dari itu kehadiran Project Management akan menjdi sangat penting untuk mengatur setiap konsep sampai tahapan suatu proyek selesai dan tercapai.
Project Managemen lebih dari sekedar pembagian waktu, tugas dan juga anggaran. Karena fungsi dari Project Management yang diterapkan dengan benar bisa memproduksi karyawan yang bahagia dan juga lebih puas.
Ada beberapa manfaat dan juga kepentingan lain dari Project Management untuk bisnis seperti berikut ini.
Menjelaskan Rencana-rencana Bisnis
Rencana-rencan bisnis atau plan framework merupakan salah satu komponen yang dibutuhkan untuk meraih kesuksesan bisnis di masa yang akan datang.
Tentunya sangatlah tidak mudahuntuk mencapai kesuksesan tersebut, karena harus melewati beberapa proses dan juga tantangan.
Kehadiran keterampilan Project Management akan menjadi sangat berguna untuk membantu perusahaan atau pebisnis untuk mencapai kesuksesannya.
Hal ini dikarenakan setiap karywan yang ada di dalam perusahaan bisa memahami setiap tugas dari adanya job description, proyek sampai tanggung-jawab disetiap individu.
Kemudian setiap alur bisnis yang sedang berjalan juga bisa dikomunikasikan dengan baik, sehingga pekerjaan dapat terhindardari kekacauan ketika proyek berlangsung.
Membangun Peraturan, Persetujuan, dan Kolaborasi yang Sehat
Project Management juga berfungsi untuk membentuk persetujuan dan aturan yang kedepannya harus diikuti oleh tim kerja.
Tujuannya adalah untuk membangun lingkungan kerja kolaboratif, aktif dan juga efektif ketika menyelesaikan suatu proyek.
Usaha untuk mewujudkan hal-hal tersebut sudah disesuaikan dengan pembagian tugas, jadwal dan juga pengaturan kolaborasi antara satu tim divisi dengan tim divisi lainnya.
Keseluruhan bagian dari tim akan memberikan kontribusi dengan energi dan passion yang serupa untuk tercapainnya tujuan bisnis.
Manajemen Perusahaan dalam Proses Bisnis
Suatu bisnis pasti akan mengalami kondisi perubahan siklus yang harus dihadapi dan dikelola secara maksimal.
Tujuannya adalah untuk menekan penyimpangan bisnis yang semakin tidak terkontrol dan membasar. Dari sini perubahan harus bisa ditangani dengan cara menggunakan strategi yang masuk akal, kemudian bisa diterapkan oleh beberapa tim yang ada di dalam perusahaan.
Kehadiran Project Management akan membantu perusahaan untuk mengontrol perubahan yang sedang terjadi, sehingga proses penyelesaian untuk menghadapi perubahan tidak terganggu.
Perencanaan Proyek yang Lebih Realistis
Setiap perusahaan pastinya paham bahwa Project Planning tidak bisa dilebih-lebihkan. Kerap kali pencapaian hasil yang terlalu dilebih-lebihkan menjadi perosalan yang berujung pada kegagalan dari kinerja Project Management.
Kehadiran Project Management sangat berperan besar untuk mempertimbangkan rencana gambaran besar dari sebuah proyek.
Hal ini dikarenakan tanpa adanya manajemen yang cermat proyek dapat keluar dari jalur yang sudah direncanakan.
Project Management bisa membantu proses berjalannya komunikasi antara perusahaan dengan stakeholder yang berbeda.
Hal ini untuk membantu perusahaan memahami tujuan bisnis dan juga prioritas strategis.
Menata Strategi Lebih Baik
Menyelaraskan proyek dengan strategi bisnis merupakan salah satu alasan kenapa perusahaan harus menggunakan Project Management.
Jika perusahaan tidak dapat mengimplementasikan Project Management dengan benar, perusahaan akan banyak mengambil banyak resiko ketika proses mencapai strategi.
Project Management menjadi penggerak utama bagi strategi bisnis yang akan dieksekusi oleh perusahaan. Disini Project Manager akan membantunya untuk mengawasi setiap pelaksanaan keseluruhan proyek.
15+ Rekomendasi Project Management Tools Terbaik
Berikut ini adalah beberapa rekomendasi Project Management Software terabaik yang telah dirangkum seperti;
Google memiliki rangkaian produk yang mendukung kinerja Project Management seperti Google Keep, Google Drive dan Google Task.
Rekomendasi project management tools ini dapat berfungsi sebagai sticky notes yang dapat terintegrasi dengan akun Google pengguna. Kemudian, Google Drive bisa bermanfaat sebagai media penyimpanan laporan-laporan penting berupa gambar dan teks yang bisa kamu bagikan dengan para anggota tim, dengan aman dan lebih mudah.
Selain itu Google Task juga dapat berfungsi untuk mengatur tugas yang bisa diintegrasikan dengan produk Google yang lain, seperti Google Calender contohnya.
Software Project Managemen tools ini gratis, lho! Di mana di dalamnya pasti terdapat beberapa kekurangan seperti bergantung pada koneksi internet.
Akan tetapi kekurangan tersebut bisa kamu minimalisir dengan cara menggunakan perangkat yang mumpuni dengan spesifikasi yang mendukung.
Bitrix24
Bitrix24 merupakan Project Management Tools yang berfungsi sebagai pengaturan waktu dan juga perencanaan proyek kerja.
Software ini hadir dalam beberapa fitur seperti grup kerja, GanttChart, vedeo conference, laporan real time dan kalender.
Kelebihan dari software ini adalah mudah untuk digunakan dan sarana yang dapat pengguna akses melalui website serta aplikasi, sehingga dapat terintegrasi dengan cloud dan server perusahaan.
Kekurangan dari Bitrix24 ini adalah kapasitas ruang penyimpanannya yang terbatas yaitu hanya 5GB per bulan.
Milanote
Milanote adalah software yang memiliki daya tarik tersendiri bagi para pebisnis muda karena sangat cocok dengan tipikal pebisnis yang kreatif.
Software ini seperti board kosong di mana dapat memudahkan pengguna untuk mengisi notes, tag, gambar dan juga kebutuhan lainnya.
Selain itu Milanote juga memiliki sistem artboard yang bisa kamu gunakan dan dibagikan kepada tim dengan mudah. Project Management Tools ini gratis serta dapat kamu akses kedalam bentuk aplikasi seluler atau website.
Kekuarangan dari software ini adalah kosongnya board yang kurang mendukung bagi pengguna yang kurang kratif atau baru mencobanya dalam dunia manajemen.
Trello
Project Managemen Tools bernama Trello ini sangat berfungsi untuk mengelola perkembangan dari sebuah proyek.
Kelebihan dari Tools ini terdapat di fitur-fiturnya seperti kartu (card) dan papan (board) yang bisa membantu perancangan rencana kerja, pengawasan, menetapkan target terhadap suatu perusahaan.
Tools ini gratis dan memiliki sistem kolaborasi end-to-end di dalamnya. Akan tetapi Tools ini juga memiliki kekurangan seperti tidak dapat digunakan sebagai fitur advance atau kompleks.
Zoho Project
Zoho Project merupakan Tools yang bisa membantu Project Manager untuk melacak tugas tim kerja dan juga membantu pelaporan perkembangan proyek.
Tools ini juga di dukung dengan fitur-fitur yang menarik, dimana dapat mempermudah proses komunikasi secara real time. Selain itu Tools ini juga menyediakan fitur kolaborasi antar klien dengan tim karyawan.
Kekurangan dari Tools Zoho terdapat di tampilan manajemen resource yang sangat berbeda dengan tools-tools lainnya. Hal ini mengharuskan para pengguna untuk beradaptasi lebih lama.
Akan tetapi Tools Zoho ini bisa kamu gunakan secara gratis, lho! Namun fitur yang dapat tampil pun akan terbatas.
Monday.com
Ttools Monday.com merupakan software palin fleksibel yang memberikan tawaran kepada penggunanya berupa transparansi di dalamnya.
Selain itu Tools ini juga menawarkan template proyek yang bisa kamu gunakan dengan beragam opsi tampilan seperti kalender dan juga peta.
Kekurangan dari Tools ini adalah sistem penetapan harganya yang cukup rumit dan bergantung terhadap kebutuhan seta jumlah pengguna.
Walaupun begitu, Project Management Tools ini juga menawarkan beberapa fitur yang kuat seperti keamanan dan juga kemudahan.
Todoist
Todoist merupakan aplikasi manajemen proyek yang sederhana namun tetap powerfull untuk menyusun to-do-lists manager proyek agar menjadi semakin interaktif.
Kehadiran software ini bisa membantu pengguna untuk menyusun prioritas tugas yang harus kamu dahulukan, membuat pengingat, berkolaborasi dengan tim dan lain sebagainya. Keunggulan dari todoist adalah setiap item yang ada telah berubah dan terkategori menjadi tugas yang berbeda.
Microsoft Teams
Microsoft teams adalah Project Management Tools yang menyediakan fitur lengkap dengan harga yang cukup terjangkau.
Software ini bisa membantu perusahaanmu untuk menghubungkan pesan grup, menyimpan file, melampirkan file dan juga fitur pertemuan melalui video dalam satu aplikasi.
Hal tersebut bisa mempantu kinerja tim saat mengerjakan proyek dalam bentuk excel, word, onenote, sharepoint dan layanan micrsoft lainnya dalam waktu bersamaan.
Skype for Business
Tools Skype for Business adalah tools bagian dari Microsoft Office 365 yang bisa menampung kurang lebih 250an pengguna.
Tools ini sangat membantu pengguna yang tidak memiliki akun Skype for Business. Maka dari itu sangat ideal untuk kamu mencoba Tools ini agar proyek yang kamu jalankan bisa berjalan dengan lancar.
Selain itu Skype for Business memiliki kelebihan seperti dapat mengatur dan membuat meeting dengan cepat dan mudah, tersediannya peengingat kalender, dan dapat membuat banyak ruang chat dengan meggunakan fitur group chat.
Kekurangan dari Tools ini adalah tidak adanya fitur konferensi audio dial-in yang terintegrasi.
Smartsheet
Smartsheet merupakan tools Project Management yang dapat membantu para pebisnis untuk melakukan perencanaan, pelaporan dan pemantauan tugas.
Tools ini juga bisa langsung memberikan tugas kepada karyawan dari aplikasi Smartsheet, dan juga menyediakan bermacam-macam template yang siap untuk digunakan sesuai dengan kebutuhan.
Kelebihan dari Smarthsheet adalah dapat memungkinkan para penggunannya untuk menyusun laporan khusus kemudian mempublikasikannya di website dengan praktis.
Kekurangan dari Smartsheet sendiri adalah penyimpanannya yang cukup besar dan bisa memakan waktu untuk loading.
Proofhub
Project Management satu ini adalah solusi yang sangat karyawan butuhkan dalam suatu perusahaan. Kehadiran software Proofhub bisa membantu perusahaan untuk mengkolaborasikan, mencerahkan, menyelesaikan dan mengatur semua ukuran proyek dengan tepat waktu.
Selain itu Proofhub juga mempunyai beberapa jenis tampilan yang menarik seperti kanban, gant dan juga kalender yang sangat mudah untuk dipahami.
Kelebihan dari software ini adalah memiliki kontrol penuh atas tim dan proyek yang lebih mudah dari sebelumnya. Kekurangan dari software ini adalah tidak adanya fungsi tugas berulang dan fungsi penganggaran.
Mekari Qontak
Mekari Qontak adalah salah satu aplikasi Project Management terbaik di Indonesia saat ini. Aplikasi ini menggunakan sistem CRM dan juga lengkap dengan beragam fitur yang cukup lengkap.
Kelebihan dari aplikasi ini adalah mampu membantu proses visualisasi bisnis dan kemudian memodifikasinya sesuai dengan proses proyek perusahaan.
Kekurangan dari Mekari Qontak adalah perlunya kustomisasi untuk bisa melakukan proses filter berdasarkan dengan field pada timeline deal.
Workplace
Rekomendasi project management tools berikut ini adalah Workplace. Berbeda dengan Tools-tools sebelumnya, Wrokplace mempunyai tampilan yang cukup mirip dengan media sosial Facebook.
Dengan hadirnya software ini, karyawan akan dengan mudah untuk melakukan proses kolaborasi antar divisi di dalam perusahaan.
Hal ini bisa meminimalisir untuk perpindahan software stau ke software lainnya hanya untuk melakukan diskusi.
Kelebihan dari software ini adalah bisa mengizinkan para penggunanya untuk berbagi konten secara informal dengan nyaman dan akrab.
Kekurangan dari software ini adalah tata letak bisa cukup menyulitkan para pengguna baru yang belum terbiasa dengan fiturnya.
Project Insight
Project Insight merupakan rekomendasi project management tools selanjutnya yang akan kita bahas. Tools ini bisa berfungsi untuk memusatkan semua tugas, pekerjaan dan juga proyek perusahaan dalam satu platfrom online.
Kelebihan dari Project Insight ini terletak di pelacakan riwayat terhadap setiap data yang mengalami perubahan.
Kekurangan dari dari Project Insight ini adalah dasbor yang bisamenggunakan beberapa penyesuaian visual.
Redmine
Project Management Tools ini merupakan platform yang memiliki performa multibahasa. Hal ini bisa membantu penggunannya mudah untuk mengelola proyek.
Kelebihan dari Tools ini adalah memiliki pilihan hosting yang fleksibel di mana pengguna bisa meng-host sendiri server website. Kekurangan dari Tools ini adalah Desain yang ketinggalan jaman.
MeisterTask
MeisterTask merupakan Project Management Tools online untuk kolaborasi antar divisi di dalam perusahaan secara real-time.
Tools ini menawarkan dasbor manajemen simpanan, aktivitas, kemampuan berbagi file, bidang yang bisa kamu sesuaikan. Selain itu, ada banyak fitur manajemen lain yang bisa kamu jelajahi dan gunakan.
Kelebihan dari Tools ini adalah sangat mudah digunakan untuk mengelola beberapa proyek secara bersamaan sampai bisa menghemat waktu di dalam proses kerjanya.
Nah, itu adalah ulasan mengenai 15 rekomendasi project management tools terbaik yang bisa kamu coba. Lengkap dengan penjelasan fitur, kelebihan dan kekurangannya. Menggunakan tools ini bisa membantumu menata dan mengatur project berjalan seefisien mungkin, dengan begitu kamu bisa memperoleh hasil yang maksimal.
Selain rekomendasi ini, kamu bisa menemukan berbagai tips bisnis dan promosi digital lainnya yang penting untuk brand kosmetikmu di laman Berita Terkini. Jangan lupa untuk tinggalkan tanggapanmu di kolom komentar, ya!
