Kenali Sistem Total Quality Management (TQM) dan 8 Elemen Pokoknya
Apakah kamu pernah mendengar istilah total quality management? Konsep awal total quality management awalnya diciptakan untuk sektor manufaktur, tetapi konsep tersebut sudah banyak digunakan untuk berbagai macam industri.
Dalam penerapannya, konsep total quality management adalah meningkatkan budaya kerja, sistem, layanan, proses, dan lainnya untuk memastikan kesuksesan perusahaan secara berkelanjutan.
Dengan peningkatan dan perabaikan yang berkesinambungan, kamu bisa membangun citra perusahaan yang lebih baik. Selain itu, total quality management bisa membantumu mencapai keberhasilan jangka panjang melalui kepuasan konsumen, loh.
Jadi, apakah sebenarnya total quality management dan bagaimanakah cara kerjanya? Apa sajakah elemen-elemen pokok di dalamnya? Dan apa keuntungan penerapannya? Temukan jawabannya dengan membaca artikel di bawah ini.
Apa Itu Total Quality Management (TQM)?
Total quality management (TQM) adalah sebuah manajemen kualitas yang lebih fokus pada konsumen dengan cara melibatkan seluruh level tingkatan karyawan dalam mengerjakan peningkatan maupun perbaikan secara berkelanjutan.
Dalam hal ini, total quality management cenderung lebih memanfaatkan strategi, komunikasi, dan data yang efektif dalam mengintegrasikan kedisiplinan kualitas dalam kegiatan operasional serta budaya perusahaan.
Secara sederhana, total quality management dapat diartikan sebagai suatu pendekatan manajemen yang digunakan untuk meraih kesuksesan jangka panjang dengan mengutamakan kepuasan konsumen.
Dalam total quality management, seluruh karyawan perusahaan atau anggota organisasi diharuskan untuk turut aktif dalam melakukan peningkatan proses, produk, layanan, dan budaya pada perusahaan tempat mereka bekerja.
Dengan begitu, diharapkan nantinya perusahaan mampu menunjukkan kualitas terbaik dalam produk atau layanan demi mencapai kepuasan para konsumennya.
8 Elemen Pokok Strategi Total Quality Management
Dalam total quality management, terdapat 8 elemen pokok yang harus kamu ketahui. 8 elemen pokok tersebut dijelaskan sebagai berikut.
Fokus pada Pelanggan
Dalam dunia bisnis, konsumen adalah pihak yang memiliki pengaruh penting dalam menentukan kualitas produk atau layanan yang dihasilkan oleh sebuah perusahaan dalam rangka menenuhi kebutuhan atau keinginannya.
Apapun bentuk aktivitas yang dilakukan oleh sebuah perusahaan atau organisasi, pihak yang pada akhirnya akan menentukan apakah seluruh usaha yang dilakukan tersebut mampu memberikan manfaat atau tidak adalah konsumen.
Keterlibatan Karyawan secara Keseluruhan
Adapun karyawan adalah aset yang berperan sebagai sumber daya perusahaan yang paling penting dalam usaha untuk mencapai seluruh tujuan yang telah timmu rencanakan.
Oleh karena itu, peran aktif laryawan secara menyeluruh mampu mendukung perusahaan dalam melakukan peningkatan proses dan kualitas secara berkelanjutan. Dengan begitu, perusahaan mampu menciptakan produk atau layanan terbaik untuk para konsumennya.
Dalam upaya pemberdayaan karyawan, maka perusahaan harus memberikan pelatihan dan peningkatan atas keterampilan karyawan dalam melaksanakan tugasnya.
Pelatihan atau pendidikan tersebut perlu agar karyawan mampu meningkatkan keilmuan dan keterampilannya ketika bekerja dalam perusahaan tersebut.
Pemusatan Perhatian pada Proses
Pondasi paling dasar dalam sistem total quality management adalah perhatian pada peningkatan proses. Dalam hal ini, yang dimaksud proses adalah serangkaian langkah yang diawali dari penerimaan input dari pihak supplier hingga perusahaan mengolahnya menjadi output yang akan dikirimkan pada para konsumennya.
Dengan memperhatikan detail-detail proses produksi, perusahaan dapat secara langsung mengawasi jalannya proses produksi agar berjalan dengan lancar tanpa hambatan.
Selain itu, apabila terdapat masalah atau kendala saat proses produksi, perusahaan dapat segera mengambil langkah perbaikan untuk mencegah risiko kerugian.
Sistem yang Terintegrasi
Dalam sebuah perusahaan memang terdapat banyak sekali kemampuan dan ruang lingkup kerja yang dapat membenuk depatementalisasi secara horizontal ataupun vertikal.
Akan tetapi, tetap diperlukan suatu sistem yang terintegrasi dengan baik agar visi, misi, tujuan, kebijakan, dan strategi perusahaan dapat disalurkan dengan baik dan jelas pada seluruh karyawan.
Pendekatan Strategi dan Sistematik
Dalam total quality management, pendekatan strategi dan sistematik menjadi salah satu bagian yang penting dalam upaya untuk mencapai seluruh visi, misi, dan tujuan perusahaan.
Pada umumnya, proses ini disebut dengan perencanaan strategi. Di mana kegiatan utamanya untuk perumusan ataupun perencanaan strategi, dalam mengintegrasikan seluruh konsep kualitas pada strategi perusahaan secara keseluruhan.
Peningkatan secara Kontinyu
Kegiatan peningkatan secara berkelanjutan akan mampu mendorong perusahaan dalam melakukan analisis dan menemukan cara yang lebih efektif dalam mencapai tujuan perusahaan. Hal tersebut juga dilakukan untuk memenuhi harapan seluruh pihak yang berkaitan di dalamnya.
Keputusan Berdasarkan Fakta
Dalam upaya mendapatkan seluruh informasi terkait performa perusahaan, maka kamu memerlukan data untuk mengukurnya. Hal ini berkaitan sistem total quality management mengharuskan pihak perusahaan untuk mengumpulkan dan melakukan analisis data secara berkelanjutan.
Sehingga dapat menghasilkan seluruh keputusan atau kebijakan yang benar-benar tepat dan sesuai dnegan kebutuhan perusahaan. Dengan menggunakan data, maka pihak perusahaan dapat menarik kesimpulan berdasarkan pada tingkat kejadian ataupun hasil sebelumnya.
Komunikasi
Komunikasi merupakan elemen yang sangat penting dalam sebuah perusahaan. Elemen ini sangat penting, karena dapat menjadi jembatan penyelesaian masalah antara berbagai pihak, terutama apabila menyangkut kepentingan bersama.
Dalam kegiatan sehari-hari dalam perusahaan, pasti akan mengalami adanya perubahan, baik dalam hal kebijakan, jadwal, strategi, maupun cara pelaksanaannya.
Perubahan tersebut harus kamu komunikasikan dengan baik pada seluruh karyawan yang berkepentingan. Komunikasi yang baik akan melahirkan semangat kerja dan motivasi tinggi pada karyawan dalam mencapai tujuan utama perusahaan.
Keuntungan Menerapkan Total Quality Management
Total quality management memiliki manfaat jangka panjang yang berhubungan dengan tingkat kepuasan konsumen. Tujuan utama utama dari strategi ini adalah meningkatkan kualitas produk atau layanan yang dimiliki serta melakukan identifikasi ukuran kualitas terbaik sesuai dengan harapan konsumen agar produk, layanan, serta pengalaman yang mereka dapatkan akan memuaskan.
Hal tersebut tentunya akan membawa perusahaan menuju peningkatan competitive advantage di mata para konsumen dariapda para pesaing bisnis lainnya. Selain itu, perusahaan juga bisa mendapatkan keuntungan lain dari pengaplikasian total quality management, seperti pada penjelasan di bawah ini.
Penghematan Biaya
Ketika kamu mengimplementasikan total quality management untuk bisnismu secara konsisten dari waktu ke waktu, maka sistem manajemen ini bisa mengurangi biaya yang perusahaanmu keluarkan. Khususnya, pada bidang rework, scrap, layanan lapangan, dan pengurangan biaya garansi.
Total quality management akan memungkinkan bisnis kamu mengalami peningkatan keuntungan yang mengejutkan. Hal tersebut karena pengurangan biaya ini akan mengalir langsung pada laba bottom line tanpa perlu mengeluarkan biaya tambahan.
Baca Juga: Cara Menentukan Budget Iklan yang dengan Tepat dan Efektif
Kepuasan Konsumen
Setelah mengimplementasikan total quality management, maka kamu hanya akan mendapatkan sedikit keluhan konsumen. Hal tersebut karena kamu mempunyai produk atau layanan yang lebih baik daripada milik pesaing bisnismu.
Selain itu, dengan adanya interaksi antara kamu dan konsumenmu, bisnismu akan cenderung bebas dari kesalahan.
Bukan hanya itu, tingkat kepuasan konsumen yang tinggi juga bisa meningkatkan pangsa pasar. Sebab konsumen bisa jadi akan melakukan tindakan atas nama bisnis kamu dalam mendatangkan konsumen baru lain. Fenomena ini juga populer dengan istilah words of mouth.
Seperti yang kita tahu, tingkat penjualan produk atau layanan dengan teknik words of mouth dirasa jauh lebih efektif dan efisien daripada teknik penjualan lainnya.
Hal tersebut karena konsumen baru biasanya lebih percaya dengan ulasan serta rekomendasi dari sesama pengguna daripada kata-kata promosi dari sebuah brand.
Ingin tahu lebih banyak soal words of mouth, kamu bisa baca selengkapnya di sini.
Mengurangi Kesalahan
Sistem total quality management lebih berfokus kepada peningkatan kualitas dalam suatu proses daripada memeriksa kualitas menjadi sebuah proses. Hal tersebut bisa membantu untuk mengurangi waktu yang perusahaan butuhkan ketika memperbaiki kesalahan.
Meningkatkan Moral Karyawan
Keberhasilan dari implementasi sistem ini akan terus dirasakan dan terbukti mampu mengarah pada peningkatan yang nyata atas moral karyawan.
Hal tersebut juga akan mengurangi pergantian karyawan, mengurangi cost atau biaya untuk merekrut karyawan, serta melatih karyawan baru.
Membuat Brand Kian Kompetitif
Total quality management sangat membantu perusahaan dalam memahami tingkat persaingan dan mengembangkan strategi yang efektif saat menghadapi suatu kompetisi dagang.
Dalam hal ini, kelangsungan hidup organisasi adalah masalah yang sangat penting yang harus kamu perhatikan di tengah kompetisi dagang yang ketat.
Oleh karena itu, total quality management di sini berperan dalam membantu perusahaan untuk memahami konsumen dan pasar. Selain itu, sistem manajemen kualitas ini juga membantu perusahaan untuk bisa mengikuti alur kompetisi dengan cara menggunakan teknik yang sesuai dan tepat.
Perkembangan Brand Senantiasa Terawasi
Setiap perusahaan memiliki risiko permasalahan komunikasi, misalnya adanya sistem komunikasi yang salah dan tidak memadai serta prosedur komunikasi yang kurang baik.
Adanya permasalahan komunikasi tersebut dapat menyebabkan kesalahpahaman, menurunnya produktivitas, memburuknya kualitas, duplikasi performa, dan merosotnya semangat kerja.
Dengan adanya sistem manajemen kualitas ini, perusahaan dapat mengikat staf dari berbagai divisi, departemen, dan tingkatan manajemen dalam membangun komunikasi yang lebih baik.
Progress Selalu Ditinjau
Total quality management membantu perusahaan dalam menjangkau setiap proses yang ada untuk mengembangkan strategi perbaikan tanpa henti.
Usaha peningkatan kualitas tersebut harus kamu lakukan secara berkelanjutan, agar dapat memenuhi seluruh tantangan yang bersifat dinamis atau berubah-ubah.
Dari penjelasan di atas, dapat kita simpulkan bahwa sistem TQM pun mampu memberikan keuntungan bagi perusahaan, baik yang terlihat maupun yang tidak terlihat.
Keuntungan yang terlihat adalah adanya kualitas produk atau layanan yang lebih baik, produktivitas meningkat, pangsa pasar meluas, dan laba pun naik.
Di lain sisi, keuntungan yang tidak terlihat dapat berupa kerja tim yang lebih efektif, minat kerja meningkat, munculnya budaya partisipatif, pelanggan makin puas. Hingga meningkatnya hubungan antarkaryawan, komunikasi yang lebih baik, serta citra perusahaan juga lebih baik.
Akan tetapi, TQM juga memerlukan periode pelatihan yang cenderung signifikan untuk karyawan yang di dalamnya berkepentingan.
Hal tersebut karena pelatihan mampu membawa karyawan menjauh dari rutinitas pekerjaannya dan hal ini sebenarnya memiliki efek jangka pendek yang negatif dalam hal pembiayaan. Oleh karena itu, perusahaan harus menilai hal ini sebagai bentuk investasi dalam rangka mengejar laba yang lebih besar.
Bukan hanya itu, TQM juga bisa menimbulkan reaksi penolakan karyawan yang lebih menyukai sistem yang telah ada. Hal tersebut karena sistem ini cenderung menimbulkan serangkaian perubahan incremental secara berkelanjutan.
Jadi, apakah kamu tertarik untuk menerapkan sistem ini pada bisnis kosmetikmu? Selain soal manajemen kualitas ini, kamu bisa menyimak berbagai tips pemasaran dan branding untuk bisnsi kosmetik lainnya di laman Berita Terkini.
Atau, kamu juga bisa mengikuti konten serupa di berbagai media sosial Mash Moshem Indonesia. See you!
