Apa Itu Virtual Office? Simak Definisi, Manfaat dan Cara Kerjanya Ini

Mengatur efisiensi arus penggunaan modal merupakan hal yang sangat penting, apalagi untuk pebisnis baru. Nah, di era digital ini, pebisnis baru diuntungkan dengan adanya berbagai layanan yang mendukung efisiensi tersebut. Seperti adanya virtual office, sudah pernah dengar?

Salah satu contoh yang sering ditemui adalah pemanfaatan virtual office. Di kota-kota besar khususnya, banyak startup yang memilih untuk menggunakan virtual office alias kantor virtual karena diklaim lebih menghemat biaya dan waktu.

Bukan hanya itu, keberadaan virtual office ini juga lebih banyak dicari oleh mereka-mereka yang sedang mencari pekerjaan. Selain karena mencari suasana baru, kantor virtual juga dianggap lebih efektif dalam perannya.

Para karyawan tidak perlu lagi bertatap muka untuk saling berbagi pekerjaan atau mengelola ide baru. Mereka cukup berkomunikasi melalui gawai masing-masing untuk mendiskusikan hal yang memang perlu dibicarakan.

Dalam artikel kali ini, akan dijelaskan apa sebenarnya virtual office itu. Bagaimana cara kerjanya, serta kelebihan dan keuntungannya. Yuk, langsung simak penjelasannya berikut ini.

Virtual Office Adalah

Istilah virtual office memang terdengar asing bagi orang awam. Namun, ini bukan hal baru lagi bagi mereka yang menjadi founder startup.

Lalu apa sih virtual office itu? Virtual office adalah sebuah kantor yang bisa disewa oleh para pelaku bisnis. Para penyewa hanya memiliki alamat dari kantor tersebut, namun tidak dengan bentuk fisiknya.

Jika kantor pada umumnya memiliki bangunan yang tetap dan luas, maka bentuk virtual office ini hanya sebuah ruangan kerja yang ditata sedemikian mungkin agar terasa nyaman, tenang, dan menciptakan suasana baru.

Umumnya, pelaku bisnis akan menyewa virtual office selama beberapa jam, harian, mingguan, bulanan, hingga tahunan. Selama bekerja di sana, tentunya mereka dipersilahkan menggunakan berbagai fasilitas yang tersedia, termasuk ruang meeting dan akses internet.

Dengan kata lain, dapat kita simpulkan bahwa tidak ada perbedaan secara fungsi antara virtual office dan kantor biasa. Keduanya bebas menggunakan fasilitas yang ada untuk menjalankan operasional sebuah bisnis. Pun sama-sama juga memiliki domisili yang telah mendapatkan pengakuan pemerintah.

Cara Kerja Virtual Office

Lantas, bagaimana cara kerja dari virtual office? Apakah para pekerja masih tetap bisa berhubungan satu sama lain? Jawabannya tentu saja, iya.

Ada tiga cara kerja yang bisa digunakan para karyawan di sebuah kantor virtual. Diantaranya:

Video Conference

Ini adalah sebuah teknologi yang memungkinkan para karyawan tetap bisa mengadakan pertemuan tatap muka, meski berada di lokasi yang berbeda. Video conference biasanya dimanfaatkan untuk kepentingan rapat.

Mereka bisa membicarakan pekerjaan dan melakukan koordinasi dari mana saja. Cara ini tentunya sangat fleksibel dan tidak meribetkan karyawan.

Virtual Address

Seperti yang sudah dijelaskan di atas, bahwa kantor virtual ini segala sesuatunya berbasis daring, termasuk alamat.

Kendati kamu misalnya sebagai pelaku bisnis, tetap harus mencantumkan alamat fisik di samping ada virtual address. Pun ini yang menjadi unik, karena para karyawan akan bertukar informasi melalui surel.

Area Kerja Bersama

Cara kerja lainnya dari kantor virtual ini adalah pada sebuah area yang telah disediakan untuk kepentingan bersama. Setiap orang yang telah menyewa sebuah kantor di sana, bebas mengakses ruang kerja bersama tersebut.

Maka, para karyawan memiliki kesempatan untuk berinteraksi secara langsung dan menciptakan keseimbangan yang harmonis guna kepentingan bisnis. 

Kelebihan Menggunakan Virtual Office

Telah disinggung sebelumnya bahwa kehadiran virtual office sangat diminati karena beragam manfaat yang dimiliki. Sangat tidak rugi bagi perusahaan yang baru merintis bisnisnya, jika mereka memanfaatkan konsep kantor virtual ini.

Bukan hanya satu, tapi ada tujuh keuntungan yang bisa kamu dapat jika menggunakan kantor virtual ini.

Menghemat Operasional Kantor

Alasan paling utama mengapa virtual office sangat direkomendasikan, khususnya bagi perusahaan yang baru merintis adalah biayanya yang lebih murah.

Pasalnya, mereka hanya akan membayar biaya sewa kantor sesuai dengan jangka waktu yang telah disepakati. Karena kantor virtual ini menerapkan konsep coworking space, yang tentu saja keseluruhan biaya ditanggung bersama.

Mulai dari biaya listrik, air, sampai tagihan internet. Pemilik jasa virtual office sudah menyediakan semua fasilitas tersebut.

Termasuk dengan inventaris perusahaan seperti meja, kursi, AC, mesin fotokopi, hingga printer. Jadi, kamu dan para karyawan hanya tinggal datang dan bekerja secara maksimal.

Ingin tahu bagaimana cara mengefisiensi modal usaha dengan tepat? Cek di sini!

Bisa Berganti Kantor dengan Mudah

Ini adalah keuntungan lainnya dari virtual office, bisa berganti kantor kapan saja yang diinginkan. Apakan prosesnya akan ribet? Tentu saja tidak.

Kalian para pengguna jasa kantor virtual akan lebih mudah jika ingin berganti dari satu kantor ke kantor lain. Dengan alasan, mungkin karena bosan atau ingin mencari kantor yang letaknya lebih strategis.

Tentunya hal ini tidak bisa kamu lakukan jika memiliki kantor tetap. Mereka tidak bisa berganti kantor sesuka hati karena akan mengeluarkan banyak sekali biaya, entah untuk menyewa tempat baru atau merenovasinya. Lain halnya jika menggunakan jasa kantor virtual, para karyawan akan bisa lebih kreatif jika berada di linkungan kerja yang suasananya nyaman dan aman. Bagaimana, tertarik?

Meningkatkan Gengsi Perusahaan

Ingin perusahaanmu dikenal banyak orang, tapi kamu menggunakan jasa kantor virtual? Jangan khawatir, hal itu tetap bisa kamu dapatkan.

Perlu kamu ingat, bahwa virtual office juga memiliki layanan yang menguntungkan, yakni memberikan alamat perusahaan.

Jadi, walaupun kantornya hanya virtual dan terdiri dari satu ruangan sedeerhana, kamu tetap bisa menggunakan alamat tersebut sebagai domisili resminya. Dengan begitu, perusahaanmu tetap akan terlihat sebagai suatu perusahaan yang memiliki nama yang diakui oleh badan hukum.

Dapat Dijadikan Sebagai Kantor Pusat

Jika masih ragu memilih konsep virtual office lantaran bingung ketika ingin melakukan perekrtutan pegawai baru, maka pemikiran itu harus kamu singkirkan.

Para karyawan yang bekerja di perusahaan dengan konsep kantor virtual bisa bekerja di mana saja, tidak melulu harus melakukan tatap muka di kantor. Artinya, kamu bisa menggunakan kantor sementara waktu untuk proses merekrut pegawai.

Sementara para karyawan bisa tetap bekerja dan berkomunikasi secara real time di mana saja, termasuk WFH (work from home). Pekerjaan mereka tidak akan terganggu sama sekali, kendati tidak berangkat ke kantor dan bertemu karyawan yang lain.

Keuntungan Perusahaan Kian Besar

Dengan pengeluaran yang sedikit, tentunya perusahaan yang menggunakan jasa kantor virtual akan lebih mendapat banyak untung.

Dari anggaran yang tersisa, perusahaan bisa mengalokasikan untuk biaya pemasaran produk agar lebih menarik, membangun brand awareness, sampai pengembangan produk.

Selain itu, uang tersebut juga bisa kamu gunakan untuk mensejahterakan karyawan. Dengan cara itu, maka seluruh pihak akan memperoleh keuntungan dan tentunya berimbas pada peningkatan performa para karyawan.

Berbagai proyek dari klien pun bisa karyawan kerjakan dengan baik, sehingga keuntungan perusahaan otomatis meningkat.

Punya Daya Tarik Tersendiri

Perusahaan yang menggunakan konsep kantor virtual ternyata mampu memberikan daya Tarik tersendiri. Bukan hanya untuk para klien, melainkan juga bagi para calon karyawan yang sedang mencari pekerjaan.

Perusahaan yang berkonsep virtual office biasanya akan lebih berusaha untuk menonjolkan dirinya agar memiliki kesan pertama baik di mata klien.

Mereka akan lebih berambisi untuk dilirik oleh klien dengan kemampuan yang dimiliki. Lengkap juga dengan alamat resmi perusahaan yang ada di dalamnya, tentunya klien tidak akan khawatir dengan kredibilitas karyawan maupun perusahaan tersebut.

Begitu pula dengan para calon karyawan. Mereka biasanya akan tertarik dengan konsep kantor virtual karena suasana dan lingkungan yang mendukung pekerjaan. Selain desain kantor yang dirancang senyaman dan seaman mungkin, letak strategis juga turut menjadi pertimbangan.

Fasilitas dan Fitur yang Mendukung Bisnis

Telah kita bahas di atas bahwa perusahaan penyedia virtual office juga akan menyediakan berbagai macam fasilitas yang sangat mendukung bisnis.

Jika perusahaanmu ingin menggunakan konsep kantor virtual seperti ini, pastikan kamu memiliki virtual office dengan fasilitas dan harga yang sesuai dengan penawaran. Tentunya yang sesuai dengan kebutuhan perushaanmu.

Semakin banyak fasilitas dalam kantor virtual yang perusahaanmu dapatkan, maka akan memudahkan bisnismu kedepannya.

Misalnya fasilitas dan fitur, yakni alamat domisili perusahaan, layanan surat menyurat, jaringan internet, tanda tangan digital, loker penyimpanan khusus, serta masih banyak lagi.

Kekurangan Menggunakan Virtual Office

Di samping banyaknya keuntungan yang bisa akan kamu dapatkan, menggunakan kantor virtual, tentu akan ada sisi negatifnya. Beberapa kekurangannya sebagai berikut:

Hubungan Antar Karyawan Kurang Dekat

Pada perusahaan virtual office, komunikasi antar karyawan maupun karyawan dengan atasan memang bisa dilakukan dengan baik melalui platform perusahaan.

Hanya saja, percakapan itu pasti tidak akan jauh dari pembicaraan tentang pekerjaan. Sehingga ikatan personalnya akan menjadi berkurang.

Meski terlihat biasa saja, tapi kurangnya interaksi sosial akan menimbulkan kesalahpahaman dan ketidakcocokan. Yang pasti akan berimbas pada kinerja para karyawan dan kemajuan perusahaan itu sendiri. Oleh karena itu, sangat penting membangun hubungan dekat antara seluruh penghuni perusahaan.

Salah satu cara yang bisa kamu lakukan untuk mengantisipasi hal ini adalah dengan mengadakan pertemuan rutin atau gathering. Kamu bisa mengadakan acara ini paling tidak dalam enam bulan atau satu tahun sekali. Setidaknya para karyawan punya kesempatan untuk mengenal pemimpin dan rekan sejawatnya.

Terkadang Karyawan Kurang Fokus

Karyawan yang bekerja di kantor virtual seringkali mengalami yang namanya kurang fokus karena dua hal. Yang pertama, karyawan biasanya terganggu dengan suasana ramai yang ada di wilayah kantor virtual.

Hal ini karena memang menerapkan konsep coworking space atau bekerja bersama dengan perusahaan lain. Solusinya, perusahaan bisa menyewa ruangan tertutup untuk digunakan sejumlah karyawan yang memang kesulitan untuk fokus jika berada di keramaian.

Alasan keduanya, karyawan terkadang juga bisa kurang fokus lantaran tidak berinteraksi langsung dengan pemimpin perusahaan.

Sehingga, mereka terkesan meremehkan karena merasa tidak ada pengawasan langsung, dan pada akhirnya lebih banyak memikirkan hal-hal lain di luar pekerjaan yang ada di sekitar mereka.

Untuk mengantisipasi hal ini, kamu bisa melakukan evaluasi kerja secara rutin. Selain untuk memantau kinerja karyawan, evaluasi ini berguna untuk memotivasi mereka supaya lebih fokus pada tugas masing-masing.

Nah, Beautypreneurs, itu adalah berbagai hal yang perlu kamu tahu soal virtual office. Baik dari pengertian, cara kerjanya, juga bagaimana nilai kelebihan dan kekurangannya bila kamu terapkan dalam bisnismu.

Membangun lingkungan kerja yang nyaman memang suatu hal yang sangat penting. Sehingga mereka bisa menciptakan terobosan-terobosan baru yang fantastis untuk brand atau bisnis kosmetik yang kamu jalankan.

Selain soal virtual office, kamu bisa mencari tahu berbagai strategi pemasaran dan fitur-fitur yang perlu kamu tambahkan dalam bisnis kosmetikmu lewat laman Berita Terkini. See you!